نرم افزارهای اتوماسیون اداری چه کارهایی را ساده می کنند؟
در توضیح اتوماسیون اداری چیست و معرفی بهترین اتوماسیون اداری و مزایای آن باید گفت در دنیای امروز که سرعت انجام فرآیندهای کاری اهمیت زیادی دارد، سازمان ها برای حفظ رقابت و ارتقای کارایی خود به دنبال راهکارهای جدید و به روز هستند. یکی از این راهکارها، استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است. این نرم افزارها با خودکارسازی وظایف و فرآیندهای تکراری، به سازمان ها کمک می کنند تا در زمان و هزینه خود صرفه جویی کرده و بهره وری خود را افزایش دهند. برای درک بهتر نحوه کار نرم افزارهای اتوماسیون اداری تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، مجموعه‌ای از ابزارها و سیستم‌ها هستند که برای مدیریت و سازماندهی اطلاعات و فرآیندهای اداری به کار می‌روند. به بیان دیگر سیستم اتوماسیون اداری نرم افزاری است که به جابه‌جایی خودکار داده ها بین سیستم های مختلف، بدون نیاز به دخالت انسان و خطا کمک می کند. این ابزارها به سازمان ها امکان جمع آوری، مدیریت، تحلیل و ایمن سازی داده ها را برای انجام بهینه تر وظایف و فرآیندهای روزانه می دهند. همچنین، سیستم های اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرآیندها و رویه‌های موجود کسب و کار، بهینه سازی آن ها را انجام می دهند.
به طور معمول نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توانند طیف گسترده ای از وظایف را انجام دهند، از جمله این وظایف می توان به موارد زیر اشاره داشت:
مدیریت اسناد و مدارک: ذخیره سازی، سازماندهی، جستجو، بازیابی و اشتراک گذاری اسناد و مدارک به صورت الکترونیکی
مدیریت وظایف و پروژه ها: تعریف، تخصیص، پیگیری و مدیریت وظایف و پروژه ها
ارتباطات و همکاری: تبادل ایمیل، ارسال پیام های فوری، برگزاری جلسات و اشتراک گذاری اطلاعات
مدیریت فرآیندهای کسب و کار: خودکارسازی، استانداردسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار
نرم افزارهای اتوماسیون اداری چه کمکی به سازمان می کنند؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کنند تا وظایف و فرآیندهای روزمره اداری را به طور خودکار انجام دهند. این امر می تواند به سازمان ها در صرفه جویی در زمان، افزایش کارایی و کاهش خطا کمک نمایند.
برخی از رایج ترین وظایفی که می توان با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری خودکار کرد عبارتند از:
درخواست های مرخصی
کارمندان می توانند درخواست های مرخصی خود را به صورت آنلاین ارسال کنند و مدیران می توانند آنها را به طور خودکار تأیید یا رد کنند.
درخواست های خرید
کارمندان می توانند به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری، درخواست های خرید خود را به صورت آنلاین ارسال کنند و مدیران می توانند آنها را به طور خودکار تأیید یا رد کنند.
گزارشات هزینه و خریدهای انجام شده
کارمندان می توانند گزارش های مربوط به هزینه های خود را به صورت آنلاین ارسال نمایند و مدیران از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری قادر هستند آنها را به طور خودکار تأیید یا رد کنند.
همسو سازی یا آنبوردینگ کارکنان
همسوسازی یا (Onboarding) به فرآیندی گفته می شود که طی آن، یک کارمند جدید با نقش و مسئولیت های جدید خود، فرهنگ سازمانی و انتظارات شغلی آشنا می گردد. این فرآیند اهمیت زیادی دارد و می تواند به کارمندان جدید کمک نماید تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن با محیط جدید خود سازگار شوند و به موفقیت برسند.
فرآیند آنبوردینگ کارکنان را می توان با ارسال خودکار فرم ها، اسناد و اطلاعات لازم به کارمندان جدید اعمال کرد.
خدمات مشتری
می توان از نرم افزار اتوماسیون اداری برای خودکارسازی وظایف خدمات مشتری، مانند پاسخ به سوالات متداول، ارسال تیکت پشتیبانی و چت آنلاین استفاده نمود.
برخی از قابلیت های مهم در سیستم های اتوماسیون اداری
برخی از قابلیت های مهم در سیستم های اتوماسیون اداری عبارتند از:
- سهولت استفاده
نرم افزار اتوماسیون اداری باید برای استفاده همه افراد آسان باشد، پیچیدگی نداشته باشد تا حتی کاربرانی که دانش فنی کمی دارند نیز بتوانند به راحتی با آن کار کنند.
- قابلیت شخصی سازی
سیستم باید قابلیت شخصی سازی داشته باشد، قابل تنظیم باشد تا بتواند با نیازهای خاص سازمان شما مطابقت داشته باشد.
- قابلیت ادغام
سیستم باید با سایر نرم افزارهای دیگر، مانند CRM ، ERP و سیستم های حسابداری ادغام شود.
قابلیت مقیاس پذیری
سیستم باید به گونه ای باشد که بتواند با توسعه سازمان شما رشد کند.
- امنیت
سیستم باید امن باشد و از داده های شما در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت نماید.
انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب از چه طریقی امکان پذیر است؟
هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، ضروری است که نیازهای خاص سازمان خود را در نظر بگیرید. برخی از عواملی که باید در نظر بگیرید عبارتند از:
- اندازه سازمان شما
برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای سازمان های کوچک طراحی شده اند، در حالی که برخی دیگر برای سازمان های بزرگ مناسب تر هستند.
- بودجه شما
قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. پس بهتر است قبل از هر اقدامی به بودجه خود توجه کنید و متناسب با آن نرم افزار مناسب خود را خریداری کنید.
- نیازهای خاص شما
برخی از سیستم ها قابلیت ها و ویژگی های بیشتری نسبت به سایرین ارائه می دهند. مهم است که سیستمی را انتخاب کنید که ویژگی هایی را که برای سازمان شما مهم است، ارائه دهد.
اتوماسیون اداری فرآیند خودکار کردن جریان داده ها بدون دخالت انسان، بدون هر گونه اشتباه و خطا است. به کمک این نرم افزار می توانید ایجاد، جمع آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و به اشتراک گذاری داده های محرمانه اداری خود را که برای انجام وظایف و فرآیندهای روزانه ضروری است، انجام دهید.
چرا از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟
شاید این سوال به ذهن شما خطور کند که چرا از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟ در پاسخ به این سوال خوب است بدانید امروزه، نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای سازمان های بزرگ و کوچک خدمات زیادی را ارائه می دهند. این سیستم ها با کاهش دخالت انسان و ذخیره سازی حجم زیادی از داده ها در فضای کم، می توانند به صورت خودکار، وظایف سازمان را انجام دهند. اتوماسیون اداری نه تنها وظایف روزمره را ساده می کند، بلکه سرعت بازیابی اطلاعات را نیز افزایش می‌دهد. علاوه بر این، این ابزارها باعث بهبود فرایندها شده و به کسب و کارها کمک می کند تا به راحتی مشکلات سازمان را شناسایی کرده تا بتوانید نسبت به رفع مشکلات اقدام کنید.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
استفاده از اتوماسیون اداری دارای مزایایی به شرح زیر می باشد:
مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری
اتوماسیون اداری باعث می شود تا مدیران بتوانند بر عملکرد کارکنان، ساعت کاری، مرخصی، پاداش و … نظارت کامل داشته باشند و با تشویق آن ها رضایت کارمندان را فراهم سازند. بنابراین کارمندان با رضایت و تمرکز بهتر در سازمان فعالیت خواهند کرد.
کاهش خطاهای انسانی
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، دخالت انسان در کارهای روزانه و میزان خطا به شکل قابل توجهی کاهش می یابد.
سرعت بخشیدن به فرآیندها
گردش کار خودکار زمان انجام کارها را کم می کند و سبب افزایش بهره وری سازمان می شود.
تحلیل عملکرد فرآیندها
نرم افزارهای اتوماسیون اداری با جمع آوری داده، امکان تحلیل عملکرد فرآیندها و سنجش موفقیت آن ها را فراهم می کنند.
شفافیت بیشتر فرآیندها
ممکن است افراد در حین فعالیت های روزانه دچار خطا شوند و رفع آن علاوه بر زمان، هزینه نیز داشته باشد. در حالی که در سیستم اتوماسیون امکان خطا وجود ندارد و وظایف بدون هیچ مشکلی انجام می شود.
تصمیم‌گیری مبتنی بر داده
مدیران با تکیه بر داده های دقیق و قابل اطمینان، می توانند برای توسعه و رشد سازمان، تصمیمات بهتری بگیرند.
۵ ویژگی ضروری ابزارهای اتوماسیون اداری
- روند گردش کار به شکل ساده طراحی شود
در گذشته، ایجاد گردش کار بر عهده متخصصان برنامه نویسی بود. به همین دلیل، برخی ها تصور می کردند که نرم افزارهای گردش کار برای استفاده برنامه نویسان طراحی شده اند.
با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری باید بر نیازهای کاربران تمرکز کند، نه برنامه نویسان.
هنگام انتخاب ابزار اتوماسیون اداری، لازم است که به سهولت طراحی گردش کار توجه کنید. آیا می توانید به راحتی توالی وظایف مورد نیاز برای تکمیل یک فرآیند را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اولیه کار با آن مشکل داشتید، بهتر است سراغ گزینه دیگری بروید. نرم افزار نباید نحوه عملکرد کسب و کار شما را تعیین کند. بلکه باید به تیم های شما برای تقویت فرآیندهای موجود کمک کند.
۲. با انواع تلفن همراه و دیوایس های مختلف سازگار باشد
در حال حاضر انجام کارها معمولا به صورت دورکاری انجام می شود و دسترسی به ابزارها برای افراد باید بدون هیچ مشکلی انجام شود. نرم افزار اتوماسیون اداری که انتخاب می کنید باید هم بر روی تلفن همراه و هم بر روی کامپیوتر شخصی بدون هیچ ایرادی قابل استفاده باشد.
۳ . قابلیت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارها را داشته باشد
سیستم اتوماسیون اداری تنها نرم افزاری نیست که استفاده می کنید. شما دارای پایگاه داده داخلی، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتر ی (CRM)، ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مالی هستید و این تازه ابتدای کار است!
هنگامی که به چندین سیستم متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که به تنهایی عمل نکند. از بین تمام نرم افزارهای موجود، نرم افزار اتوماسیون اداری باید به راحتی با سایر ابزارهای شما یکپارچه شود. در غیر این صورت، مجبور خواهید بود دائماً داده ها را از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کنید.
توجه داشته باشید که نرم افزار اتوماسیون اداری آریا با داشتن API امکان ارتباط با دیگر نرم افزارهای سازمان را برای شما فراهم می نماید و از این نظر هیچ مشکلی نخواهید داشت.
۴. امکان گزارش گیری و تحلیل داده ها فراهم باشد
ممکن است این سوال برای شما مطرح شود که چگونه بفهمیم که اتوماسیون اداری انتخابی ما نتیجه بخش است؟ رضایت تیم معیار کافی برای سنجش عملکرد فرآیندها نیست. در حقیقت داده ها کلید تصمیم‌گیری هستند و برای کسب و کار شما مهم است که سابقه، سرعت، کیفیت خروجی و سایر جنبه های یک فرآیند را با هم مقایسه کنید.
اضافه کردن نرم افزار دیگر برای اندازه‌گیری داده های گردش کار، وقت گیر و غیرضروری است. از سوی دیگر، استفاده از یک نرم افزار مجزا برای اندازه گیری داده های گردشکار شما زمانبر و غیرضروری است. پس بهتر است از از نرم افزاری استفاده نمایید که امکان تحلیل داده و گزارش گیری را داشته باشد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری آریا از این قابلیت بهره مند هستند.
۵. قابلیت کنترل دسترسی کاربران را دارا باشد
در یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید برای تمام گردش کارهای خود امکان سطوح دسترسی فراهم باشد. این قابلیت به مدیر سازمان این امکان را می دهد تا هر فردی تنها بتواند از وظایف مربوط به خود مطلع شود و به بخش های دیگر سیستم دسترسی نداشته باشد. پس در هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را نادیده نگیرید.
قابلیت ها و ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری
یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب باید دارای قابلیت ها و ویژگی‌های زیر باشد:
- برای ذخیره داده ها و اطلاعات به فضای کمتری نیاز داشته باشد.
- ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات را به طور ساده دارا باشد.
- امکان بازیابی اطلاعات را در کمترین زمان ممکن داشته باشد.
- استفاده از آن دیگر نیازی به کاغذ بازی نداشته باشد.
- هرگونه احتمال وجود داده های تکراری را رفع می کند.
- امکان دسترسی اعضای سازمان به طور همزمان به داده‌ها و اطلاعات فراهم باشد.
- احتمال بروز خطا و اشتباهات در حین کار را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.
چرا اتوماسیون اداری آریا؟
نرم افزار اتوماسیون اداری آریا برای هر سازمانی اعم از کوچک یا بزرگ مفید و موثر است. این نرم افزارها با ارائه امکاناتی که بهبود فرآیندهای کاری، افزایش بهره وری، و کاهش هزینه ها را به همراه دارند، به سازمان ها کمک می کنند تا به دنبال رشد و توسعه پایدار باشند. با استفاده از اتوماسیون اداری آریا، اعضای تیم به راحتی می توانند وظایف خود را مدیریت کنند و هماهنگی بهتری را با دیگر اعضا داشته باشند. همچنین، این نرم افزارها بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را تسهیل می بخشند و برای مدیران این امکان را فراهم می کنند تا بر روی رشد و توسعه سازمان تمرکز کنند. با توجه به تمام این مزایا، خرید و استفاده از اتوماسیون اداری آریا به عنوان یک ابزار قدرتمند و ضروری، سرمایه گذاری موثری برای هر سازمانی خواهد بود.