دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور، دفتری برای ثبت رسمی و شمارهدار نامههای ورودی و خروجی یک سازمان است؛ هر نامه در لحظه ثبت، یک شماره و تاریخ مشخص می‌گیرد تا بعداً بتوان مسیر رسیدگی به آن (اینکه نامه به چه کسی ارجاع شده و چه اقدامی روی آن انجام شده) را پیگیری کرد. در بسیاری از سازمان‌های ایرانی، این کار هنوز با دفترچه کاغذی و مهر انجام میشود.
چرا شرکت‌ها از دفتر کاغذی به دفتر اندیکاتور نرمافزاری مهاجرت می‌کنند؟
در دفتر کاغذی، پیدا کردن یک نامه قدیمی می‌تواند دقیقه‌ها یا حتی ساعت‌ها طول بکشد، مشخص نیست دقیقاً چه کسی مسئول پیگیری یک نامه است، و امکان گمشدن یا مخدوششدن برگه همیشه وجود دارد. با نسخه نرمافزاری، شمارهگذاری خودکار انجام میشود، جستجوی نامه در چند ثانیه ممکن است و مشخص است هر نامه در چه مرحله‌ای و نزد چه کسی است.
امکانات دفتر اندیکاتور آریا
دفتر اندیکاتور آریا کاملاً یکپارچه با اتوماسیون اداری و CRM آریا کار میکند، نه بهصورت یک ابزار جدا:
- ثبت تمامی نامههای ورودی و خروجی و شمارهگذاری خودکار آن‌ها
- ارجاع نامه به بخش یا شخص مربوطه برای پیگیری، مشاهده یا انجام کار
- امکان ثبت نامههای دریافتی از ایمیل و فکس در همان دفتر اندیکاتور
- ساخت نامه با سربرگ رسمی شرکت و مهر و امضای الکترونیکی پای نامهها
- محدودسازی دسترسی بر اساس چارت سازمانی: مشخص می‌کنید چه کسانی اجازه مشاهده، ساخت، ویرایش یا حذف نامهها را دارند
- دسترسی خودکار برای هر فردی که نامهای به او ارجاع داده شود، حتی اگر به کل دفتر اندیکاتور دسترسی نداشته باشد
- جستجوی سریع در آرشیو نامههای قدیمی به‌جای گشتن در پوشه‌های کاغذی
دفتر اندیکاتور و بقیه اتوماسیون اداری آریا
چون دفتر اندیکاتور بخشی از سامانه یکپارچه آریا است، همان نامه در کنار پرونده مشتری، وظایف کارتابل و جلسات مرتبط دیده میشود؛ یعنی برای پیگیری کامل یک نامه اداری لازم نیست بین چند نرم‌افزار جابه‌جا شوید. برای آشنایی با بقیه امکانات اتوماسیون اداری آریا، صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری را ببینید.