کارتابل اداری چیست؟ انواع کارتابل، کاربرد آن و تفاوت دفتر کارتابل با نرم افزار کارتابل

کارتابل اداری محلی است که همه کارها، نامه‌ها و درخواست‌هایی که باید یک نفر ببیند، درباره‌شان تصمیم بگیرد یا انجامشان دهد، در آن جمع می‌شود. در گذشته کارتابل یک پوشه چرمی یا مقوایی روی میز مدیر بود؛ امروز در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری صفحه‌ای است که فهرست کارهای هر کاربر را به تفکیک نوع و تاریخ نشان می‌دهد. در این مقاله معنی کارتابل، انواع آن و تفاوت دفتر کارتابل کاغذی با نرم‌افزار کارتابل را توضیح می‌دهیم.

کارتابل یعنی چه؟

واژه کارتابل از زبان فرانسوی (cartable به‌معنی کیف یا پوشه) وارد ادبیات اداری فارسی شده است. در اداره‌ها، نامه‌ها و پرونده‌هایی که به امضا، دستور یا اظهارنظر مدیر نیاز داشتند داخل این پوشه گذاشته می‌شدند و مسئول دفتر آن را نزد مدیر می‌برد. به‌تدریج «کارتابل» به‌معنای «مجموعه کارهای در انتظار یک فرد» به کار رفت و همین معنا به نرم‌افزارها منتقل شد.

پس تعریف ساده این است: کارتابل، صندوق کارهای در انتظار هر فرد در سازمان است.

دفتر کارتابل چیست؟

دفتر کارتابل (یا پوشه کارتابل) همان نسخه کاغذی است: پوشه‌ای چندبرگ که نامه‌ها در آن دسته‌بندی می‌شوند تا مدیر به‌ترتیب آن‌ها را ببیند و پاراف کند. این روش ساده است اما چند محدودیت جدی دارد:

• نامه تا وقتی در پوشه یک نفر است، برای دیگران در دسترس نیست.
• مشخص نیست یک کار چند روز در کارتابل چه کسی مانده است.
• اگر مدیر در شرکت نباشد، گردش نامه متوقف می‌شود.
• سابقه دستورها و ارجاع‌ها فقط روی کاغذ است و جست‌وجوپذیر نیست.

کارتابل الکترونیکی (نرم افزار کارتابل) چیست؟

در اتوماسیون اداری، کارتابل صفحه شخصی هر کاربر است. هر نامه، وظیفه یا درخواستی که به او ارجاع شود، به‌صورت خودکار در این صفحه ظاهر می‌شود. کاربر می‌تواند آن را باز کند، نظر بدهد، اقدام کند، به فرد دیگری ارجاع دهد یا خاتمه دهد؛ و همه این مراحل با نام فرد و زمان ثبت می‌شود.

انواع کارتابل در اتوماسیون اداری

کارتابل دریافتی (وارده)

کارهایی که دیگران به شما ارجاع داده‌اند. در نرم افزار آریا این ارجاع‌ها بر اساس نوع درخواست دسته‌بندی می‌شوند: مشاهده، پیگیری، اقدام و اظهارنظر.

کارتابل ارسالی

ارجاع‌هایی که خودتان برای دیگران فرستاده‌اید. در این بخش می‌بینید گیرنده ارجاع را خوانده یا انجام داده است یا نه.

کارهای تاریخ‌دار و معوق

ارجاع می‌تواند «تاریخ مورد انتظار» داشته باشد. کارتابل زمان باقی‌مانده را نشان می‌دهد و کارهایی که مهلتشان گذشته برجسته‌تر و بالاتر از بقیه نمایش داده می‌شوند.

کارتابل مشتری

بعضی سامانه‌ها برای مشتریان هم محیطی جدا فراهم می‌کنند که در آن تیکت ثبت کنند و پیش‌فاکتورها و فاکتورهای خود را ببینند. در آریا این کار با پرتال مشتری انجام می‌شود و از کارتابل داخلی کارکنان جداست.

چه چیزهایی وارد کارتابل می‌شود؟

کارتابل فقط برای نامه نیست. در یک سامانه یکپارچه، موارد زیر همگی در یک فهرست دیده می‌شوند:

• نامه‌های داخلی و نامه‌های اندیکاتوری (وارده و صادره)
• دعوت به جلسه و مصوبات صورتجلسه
• پیگیری مشتری و سرنخ‌های فروش
• وظایف پروژه
• درخواست‌های اداری مثل مرخصی، مأموریت و خرید

در کارتابل آریا کنار هر مورد مشخص است از کدام بخش آمده، چه کسی و چه زمانی آن را ساخته و با یک کلیک به اصل نامه یا مطلب می‌رسید.

گردش کار یک نامه در کارتابل؛ یک مثال

1. مسئول دبیرخانه نامه وارده را ثبت می‌کند و سامانه به آن شماره اندیکاتور می‌دهد.
2. نامه «جهت دستور» به مدیرعامل ارجاع می‌شود و در کارتابل او قرار می‌گیرد.
3. مدیرعامل نامه را می‌خواند و آن را «جهت اقدام» با مهلت سه‌روزه به مدیر مالی ارجاع می‌دهد.
4. مدیر مالی اقدام می‌کند، نتیجه را ثبت می‌کند و ارجاع را خاتمه می‌دهد.
5. مدیرعامل در کارتابل ارسالی خود می‌بیند که کار انجام شده است.

در تمام این مسیر، نامه جابه‌جا نشده و هر کس مجاز باشد می‌تواند سابقه کامل آن را ببیند. مراحل ثبت را در مقاله نحوه ثبت نامه در دفتر اندیکاتور بخوانید.

مقایسه دفتر کارتابل کاغذی و نرم افزار کارتابل

ویژگی‌های یک نرم افزار کارتابل خوب

• یکپارچگی: نامه، جلسه، وظیفه و پیگیری مشتری در یک کارتابل باشند، نه چند فهرست جدا.
• شفافیت دوطرفه: هم گیرنده بداند چه کاری دارد، هم فرستنده وضعیت را ببیند.
• مهلت و یادآوری: کارهای تاریخ‌دار و معوق مشخص باشند.
• اقدام سریع: بتوان بدون ترک صفحه کارتابل، متن را دید و ارجاع را خاتمه داد.
• سطح دسترسی: هر فرد فقط موارد مربوط به خودش را ببیند.

جزئیات کارتابل آریا را در مقاله‌های کارتابل کاربر و چرخش کار و مدیریت وظایف و کارتابل کاری توضیح داده‌ایم. کارتابل بخشی از نرم افزار اتوماسیون اداری آریا است و در دموی رایگان قابل مشاهده است.

سوالات متداول

کارتابل اداری به زبان ساده چیست؟

فهرست کارها و نامه‌هایی که منتظر دیدن، تصمیم یا اقدام یک فرد هستند.

تفاوت کارتابل و دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه محل ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های ورودی و خروجی سازمان است؛ کارتابل محل دریافت و انجام کارهای ارجاع‌شده به هر فرد. نامه ابتدا در دبیرخانه ثبت می‌شود و سپس به کارتابل افراد می‌رود.

کارتابل مشتری یعنی چه؟

محیطی جدا برای مشتری که در آن درخواست‌ها، تیکت‌ها و اسناد مالی خود را می‌بیند؛ بدون دسترسی به محیط داخلی کارکنان.

آیا نرم افزار کارتابل جدا از اتوماسیون اداری خریداری می‌شود؟

معمولاً خیر. کارتابل یکی از بخش‌های اصلی اتوماسیون اداری است. در آریا نسخه Cloud با کارتابل کامل رایگان است و فقط هزینه میزبانی دارد؛ جزئیات در مقاله نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان.