یکی از رایجترین سوالاتی که مدیران هنگام بررسی نرم افزار CRM میپرسند این است: «قیمت این نرمافزار چقدر است؟» پاسخ دقیق به این سوال، بدون دانستن چند عامل کلیدی ممکن نیست؛ چون هزینه CRM بین دو شرکت با اندازه مشابه هم میتواند به دلیل تفاوت در نیاز واقعی، کاملاً متفاوت باشد.
چرا قیمتگذاری CRM یک عدد ثابت نیست؟
برخلاف یک محصول فیزیکی با قیمت مشخص، نرم افزار CRM معمولاً بر اساس ترکیبی از تعداد کاربران، ماژولهای فعال و نوع میزبانی قیمتگذاری میشود. به همین دلیل، سوال درستتر از «قیمت CRM چقدر است؟» این است: «چه عواملی روی این قیمت اثر میگذارند؟»
عامل ۱: تعداد کاربران فعال
اکثر نرمافزارهای CRM بر اساس تعداد کاربرانی که همزمان به سامانه دسترسی دارند قیمتگذاری میشوند. یک تیم فروش سهنفره طبیعتاً هزینه کمتری نسبت به سازمانی با ۵۰ کاربر فعال خواهد داشت.
عامل ۲: ماژولها و امکانات فعال
یک نرمافزار CRM ماژولار به کسبوکار اجازه میدهد فقط برای بخشهایی که واقعاً نیاز دارد هزینه کند؛ برای مثال شرکتی که فقط به مدیریت فروش نیاز دارد، لازم نیست هزینه ماژول حقوق و دستمزد یا دبیرخانه را هم بپردازد. هرچه ماژولهای بیشتری فعال شود، طبیعتاً هزینه هم بالاتر میرود.
عامل ۳: نوع میزبانی؛ ابری در مقابل نصبی
نسخه ابری (کلود) معمولاً بهصورت اشتراک ماهانه یا سالانه قیمتگذاری میشود و هزینه زیرساخت سرور بخشی از همان اشتراک است. نسخه نصبی روی سرور اختصاصی شرکت، معمولاً هزینه اولیه متفاوتی دارد و هزینه نگهداری سرور هم جداگانه بر عهده شرکت است. برای بررسی کامل تفاوت این دو مدل، مقاله مقایسه CRM ابری و CRM نصبی را مطالعه کنید.
عامل ۴: نیاز به شخصیسازی یا اتصال به سایر سیستمها
اگر کسبوکار نیاز به فرمهای سفارشی، گردشکار خاص، یا اتصال به نرمافزارهای دیگر (مثل سایت فروشگاهی یا سیستم تلفن VOIP) از طریق API داشته باشد، این نیازها میتوانند هزینه نهایی را نسبت به یک راهاندازی استاندارد افزایش دهند.
عامل ۵: پشتیبانی، آموزش و بهروزرسانی
برخی پلنها فقط شامل نرمافزار هستند و پشتیبانی یا آموزش جداگانه محاسبه میشود؛ برخی دیگر (مانند اکثر پلنهای CRM آریا) این خدمات را در قیمت پایه لحاظ میکنند. هنگام مقایسه قیمت بین گزینههای مختلف، حتماً باید بررسی شود آیا این خدمات در قیمت لحاظ شده یا هزینه جداگانه دارد.
هزینههای پنهانی که باید مراقب آنها بود
گاهی قیمت اولیه نمایشدادهشده، همه هزینههای واقعی را پوشش نمیدهد. سوالاتی که پیش از خرید باید پرسیده شود:
آیا هزینه مهاجرت دادههای قدیمی جداگانه است؟
آیا افزودن کاربر جدید در آینده هزینه اضافهای دارد؟
آیا پشتیبانی بعد از دوره اولیه رایگان است یا هزینه جداگانه؟
آیا بهروزرسانیهای آینده نرمافزار شامل هزینه اضافه میشود؟
چطور هزینه واقعی CRM را برای شرکت خودمان برآورد کنیم؟
بهترین روش، شروع از تعیین دقیق تعداد کاربران فعلی (و پیشبینی رشد کوتاهمدت آنها) و فهرست ماژولهای واقعاً موردنیاز است، نه تمام امکانات ممکن. سپس با همین فهرست مشخص، از فروشنده نرمافزار قیمت دقیق درخواست شود؛ این روش دقیقتر از مقایسه اعداد کلی تبلیغشده روی سایتهای مختلف است.
هزینه نرم افزار CRM آریا چگونه محاسبه میشود؟
قیمتگذاری نرم افزار CRM آریا بر اساس تعداد کاربران و ماژولهای فعال (فروش، دبیرخانه، پروژه، حقوق و دستمزد و غیره) انجام میشود؛ برای شرکتهایی که نیاز به میزبانی دارند، هزینه هاست با گواهی SSL رایگان و بکاپ روزانه هم در پلنهای مربوطه لحاظ شده است. جزئیات کامل پلنها در صفحه پلنها و قیمتگذاری قابل مشاهده است.
مقایسه ساده هزینه نرمافزار آماده و نرمافزار اختصاصی
یکی از تصمیمات مهم پیش از بررسی قیمت، انتخاب بین یک نرمافزار CRM آماده (که از قبل توسعه یافته و برای مشتریان مختلف قابل استفاده است) و یک نرمافزار کاملاً اختصاصی (که از صفر برای همان شرکت ساخته میشود، است. نرمافزار آماده معمولاً هزینه اولیه بهمراتب پایینتری دارد چون هزینه توسعه بین همه مشتریان تقسیم شده، درحالیکه نرمافزار اختصاصی نیازمند صرف هزینه کامل توسعه از ابتدا برای یک کارفرمای واحد است. برای بررسی کامل این مقایسه، مقاله نرم افزار CRM آماده یا اختصاصی؛ کدام برای کسبوکار شما مناسبتر است را مطالعه کنید.
آیا ارزانترین گزینه همیشه بهترین انتخاب است؟
انتخاب صرفاً بر اساس پایینترین قیمت، یکی از رایجترین اشتباهاتی است که بعداً به هزینههای پنهان یا نیاز به تعویض کل سامانه منجر میشود. یک نرمافزار ارزان که ماژولهای ضروری (مثل یادآوری خودکار یا گزارشگیری) را ندارد، در عمل ممکن است هزینه بیشتری (از نظر زمان از دسترفته و فرصتهای فروش فراموششده) نسبت به گزینهای گرانتر اما کاملتر تحمیل کند. معیار درست، نسبت قیمت به پوشش واقعی نیاز است، نه صرفاً کمترین عدد نمایشدادهشده.
چگونه در مذاکره خرید CRM هزینه غیرضروری را کاهش دهیم؟
پیش از نهایی کردن خرید، فهرست دقیق ماژولها و تعداد کاربران واقعی موردنیاز (نه حداکثر تصوری) آماده کنید و از فروشنده بخواهید دقیقاً مشخص کند کدام خدمات (پشتیبانی، آموزش، بهروزرسانی) در قیمت پایه لحاظ شده و کدام جداگانه محاسبه میشود. همچنین پرسیدن درباره امکان شروع با یک پلن کوچکتر و ارتقا تدریجی در آینده، میتواند از پرداخت هزینه برای ماژولهایی که هنوز به آنها نیاز نیست جلوگیری کند.
هزینه نگهداری بلندمدت؛ فراتر از قیمت خرید اولیه
بسیاری از مدیران فقط روی هزینه راهاندازی اولیه تمرکز میکنند و هزینههای بلندمدت را در نظر نمیگیرند: هزینه تمدید سالانه اشتراک، هزینه احتمالی افزودن کاربر جدید با رشد تیم، و هزینه زمانی صرفشده برای آموزش کارکنان جدید در آینده. یک ارزیابی درست هزینه CRM باید این هزینههای بلندمدت را هم در نظر بگیرد، نه فقط رقم اولیه فاکتور خرید.
بازگشت سرمایه (ROI) CRM را چگونه باید نگاه کرد؟
سنجش مستقیم بازگشت سرمایه یک نرمافزار CRM با فرمولهای مالی ساده دشوار است، اما میتوان آن را از زاویه هزینه فرصت ازدسترفته دید: هر سرنخ فروشی که بهدلیل فراموش شدن پیگیری از دست میرود، هزینه واقعی (هرچند نامرئی) برای کسبوکار دارد. وقتی هزینه ماهانه یک نرمافزار CRM با ارزش حتی یک یا دو فرصت فروش نجاتیافته در ماه مقایسه شود، در اکثر کسبوکارهای فعال، این مقایسه بهوضوح بهنفع سرمایهگذاری در CRM تمام میشود.
مقایسه هزینه بین پلنهای مختلف؛ چه سوالاتی باید پرسید؟
هنگام مقایسه چند پلن یا چند ارائهدهنده مختلف، پرسیدن این سوالات کمک میکند مقایسه واقعی و منصفانهای انجام شود: آیا تعداد کاربران در پلن پایه محدود است و افزودن کاربر جدید چقدر هزینه دارد؟ آیا فضای ذخیرهسازی داده (بهخصوص برای فایلهای پیوستشده به مشتریان) محدودیتی دارد؟ آیا امکان خروج کامل دادهها در صورت تصمیم به تغییر نرمافزار در آینده وجود دارد؟ نادیده گرفتن این سوالات میتواند بعداً به هزینههای غیرمنتظره منجر شود.
آیا برای شرکتهای کوچک، شروع با پلن پایه توصیه میشود؟
برای بسیاری از کسبوکارهای کوچک و تازهکار، شروع با یک پلن پایه که فقط ماژولهای ضروری (مدیریت مشتری و فروش) را پوشش میدهد، هم از نظر هزینه و هم از نظر یادگیری تیم، منطقیتر از خرید کاملترین پلن از همان ابتدا است. با افزایش تجربه تیم و روشن شدن نیازهای واقعی بعد از چند ماه استفاده، ارتقا به پلنهای بالاتر یا افزودن ماژولهای جدید تصمیمی آگاهانهتر و مبتنی بر داده واقعی خواهد بود.
چرا مقایسه قیمت بین دو نرمافزار مختلف گاهی گمراهکننده است؟
دیدن دو عدد قیمت متفاوت برای دو نرمافزار CRM، بدون بررسی دقیق آنچه هرکدام شامل میشود، میتواند گمراهکننده باشد. یک نرمافزار با قیمت ظاهراً پایینتر ممکن است تعداد کاربر محدودتر، پشتیبانی جداگانه، یا ماژولهای کمتری در همان قیمت ارائه دهد؛ درحالیکه نرمافزار با قیمت ظاهراً بالاتر ممکن است همه این موارد را در همان رقم لحاظ کرده باشد. مقایسه درست، نیازمند تبدیل هر دو گزینه به یک واحد قابل مقایسه (مثلاً هزینه بهازای هر کاربر با احتساب تمام خدمات جانبی) است، نه صرفاً نگاه به یک عدد کلی.
هزینه CRM اختصاصی؛ چرا معمولاً بسیار بالاتر از نسخه آماده است
برخلاف نرمافزار آماده که هزینه توسعه آن بین همه مشتریان تقسیم شده، یک نرمافزار CRM اختصاصی (Custom) باید کل هزینه طراحی، توسعه، تست و نگهداری را فقط یک کارفرما پرداخت کند. علاوه بر هزینه اولیه بالاتر، نگهداری و بهروزرسانی نرمافزار اختصاصی هم معمولاً نیازمند قرارداد جداگانه با همان تیم توسعهدهنده است، درحالیکه در نرمافزار آماده، بهروزرسانیها معمولاً بخشی از همان اشتراک یا پشتیبانی سالانه محسوب میشوند. این تفاوت، یکی از دلایل اصلی است که اکثر کسبوکارهای کوچک و متوسط بهجای توسعه اختصاصی، بهسراغ نرمافزارهای آماده و ماژولار میروند.
سوالاتی که پیش از امضای قرارداد باید از فروشنده بپرسید
فهرست زیر میتواند به شفافسازی کامل هزینه پیش از تصمیم نهایی کمک کند:
آیا قیمت اعلامشده شامل مالیات بر ارزش افزوده است یا جداگانه محاسبه میشود؟
در صورت انصراف از استفاده، امکان خروج کامل دادهها وجود دارد؟
در صورت افزایش موقت تعداد کاربران (مثلاً استخدام فصلی)، آیا امکان تعدیل پلن بهصورت موقت وجود دارد؟
آیا نسخه آزمایشی یا دموی رایگان پیش از خرید نهایی ارائه میشود؟
پرسیدن این سوالات پیش از امضای قرارداد، از هرگونه سوءتفاهم یا هزینه غیرمنتظره بعد از شروع همکاری جلوگیری میکند.
چگونه هزینه CRM را در بودجه سالانه کسبوکار جای دهیم؟
از آنجا که اکثر نرمافزارهای CRM بهصورت اشتراک ماهانه یا سالانه قیمتگذاری میشوند، بهتر است این هزینه از ابتدا بهعنوان یک هزینه ثابت و مستمر عملیاتی (مشابه هزینه اینترنت یا اجاره دفتر) در بودجه سالانه کسبوکار در نظر گرفته شود، نه یک هزینه یکباره. این نگاه، هم برنامهریزی مالی را دقیقتر میکند و هم از تصمیمات ناگهانی برای قطع اشتراک بهدلیل فشار مالی موقت (که میتواند به از دست رفتن دادههای انباشتهشده منجر شود) جلوگیری میکند.
آیا هزینه CRM با تعداد مشتریان یا با تعداد کاربران محاسبه میشود؟
یکی از سوءتفاهمهای رایج، این فرض است که هزینه CRM با افزایش تعداد مشتریان ثبتشده در سامانه بالا میرود. در عمل، اکثر نرمافزارهای CRM (از جمله آریا) بر اساس تعداد کاربرانی که به سامانه دسترسی دارند قیمتگذاری میشوند، نه تعداد مشتریانی که در آن ثبت شدهاند. این یعنی یک شرکت میتواند هزاران مشتری را در سامانه ثبت کند بدون اینکه این تعداد مستقیماً روی هزینه اشتراک تاثیر بگذارد؛ آنچه هزینه را تعیین میکند، تعداد کارکنانی است که همزمان از سامانه استفاده میکنند.
جمعبندی: قیمت درست، قیمتی است که با نیاز واقعی هماهنگ باشد
بهجای جستجوی یک عدد ثابت بهعنوان «قیمت نرم افزار CRM»، رویکرد درست، تعریف دقیق نیاز واقعی (تعداد کاربر، ماژولهای ضروری، نوع میزبانی) و سپس درخواست قیمت متناسب با همان نیاز از فروشنده است. این روش، هم از پرداخت اضافی برای امکانات غیرضروری جلوگیری میکند و هم اطمینان میدهد سامانه انتخابشده واقعاً پاسخگوی نیاز کسبوکار خواهد بود.
چرا شفافیت قیمتگذاری نشانه اعتبار یک ارائهدهنده است؟
ارائهدهندگانی که فهرست دقیق پلنها، ماژولها و هزینههای مرتبط را بهروشنی در دسترس قرار میدهند (بهجای الزام مشتری به تماس تلفنی برای دریافت هر عدد سادهای)، معمولاً اعتماد بیشتری جلب میکنند. شفافیت قیمت، هم زمان تصمیمگیری خریدار را کوتاه میکند و هم نشانهای از اطمینان ارائهدهنده به رقابتی بودن قیمتهای خودش است.
سوالات متداول
آیا نسخه رایگان نرم افزار CRM هم وجود دارد؟
بله، برای آشنایی با نسخه رایگان و محدودیتهای آن، مقاله نرم افزار CRM رایگان را مطالعه کنید.
آیا قیمت CRM آماده همیشه از CRM اختصاصی کمتر است؟
تقریباً همیشه بله، بهخصوص در هزینه اولیه؛ برای بررسی کامل این مقایسه به مقاله نرم افزار CRM آماده یا اختصاصی مراجعه کنید.
آیا میتوان بعداً ماژول جدید اضافه کرد بدون تغییر کل سیستم؟
بله، در یک سامانه ماژولار مانند آریا، ماژولهای جدید بدون نیاز به جایگزینی کل سامانه، به پلن موجود اضافه میشوند.
آیا قیمتها هر سال تغییر میکنند؟
معمولاً بله؛ مانند اکثر خدمات نرمافزاری، تعرفهها ممکن است بهمرور و متناسب با افزودن امکانات جدید یا تغییر هزینههای زیرساخت بهروزرسانی شوند، به همین دلیل بهتر است برای قیمت دقیق و بهروز، مستقیماً از صفحه پلنها یا کارشناسان فروش استعلام بگیرید.
آیا برای دریافت قیمت دقیق حتماً باید با کارشناس فروش صحبت کنیم؟
برای یک برآورد اولیه، اطلاعات صفحه پلنها معمولاً کافی است؛ اما برای قیمت نهایی متناسب با تعداد کاربران و ماژولهای دقیق موردنیاز شرکت شما، صحبت مستقیم با کارشناسان فروش دقت بیشتری خواهد داشت.
برای دریافت قیمت دقیق متناسب با نیاز شرکت خودتان، یک دمو رایگان درخواست دهید یا مستقیماً با کارشناسان آریا از طریق صفحه تماس با ما در ارتباط باشید.