برگزاری جلسه یکی از رایج ترین فعالیت های هر سازمان است و بخش قابل توجهی از زمان ارزشمند کارکنان در جلسات مختلف صرف می شود. با این حال، جلسات بدون برنامه ریزی و مدیریت صحیح می توانند ضمن ناکارآمد بودن، سبب اتلاف وقت شوند.
استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مناسب، مدیریت بهینه جلسات را امکان پذیر می کند و در نهایت بهبود عملکرد و بهره وری سازمان ها را به همراه دارد. در ادامه این مطلب قصد داریم درباره ضرورت داشتن نرم افزار مدیریت جلسات صحبت کنیم و شما را با بهترین نرم افزار های مدیریت جلسات آشنا کنیم؛ پس با ما همراه باشید.
اهمیت مدیریت جلسات
برگزاری جلسات، درست همانند آماده شدن برای یک سفر، به برنامه ریزی نیاز دارد. شما برای راهی شدن به یک سفر نیاز به وسیله نقلیه اعم از خودرو یا هواپیما دارید و هرگز بدون آن ها نمی توانید سفر کنید. برای برگزاری جلسه نیز باید از قبل برنامه ریزی های لازم را انجام دهید تا با مشکلی مواجه نشوید.
نرم افزار مدیریت جلسات، مانند یک راهنمای مطمئن و قابل اعتماد، به شما در برنامه ریزی و سازماندهی تمام جزئیات کمک می کند. این نرم افزار به شما این امکان را می دهد تا بر روی تدوین استراتژی برای بحث‌های موثر تیمی جهت دستیابی به نتایج تمرکز کنید.
اگر در زمینه برگزاری جلسات اطلاعات زیادی ندارید و اصطلاحا تازه کار هستید، تکنیک‌های صحیح مدیریت جلسه از ابتدای کار تا پیگیری وظایف و حل مشکلات ارتباطی، همراه شماست. همچنین، واگذاری دقیق وظایف، جلسات شما را برای موفقیت بیشتر آماده می کند.
مراحل مدیریت جلسات
پیش از اینکه به سراغ اهداف مدیریت جلسات برویم، بیایید مراحل برگزاری جلسات را بررسی کنیم.
پیش برنامه ریزی
اولین گام در برنامه ریزی برای یک جلسه موفق، تعیین اهداف شماست. هنگامی که موضوعات اصلی جلسه را مشخص کردید، می توانید سخنرانان را تعیین کرده و دستور جلسه را ایجاد کنید.
انواع قالب‌ها و دستور جلسات آماده برای جلسات تیمی وجود دارد که به سادگی می توانید از آن ها استفاده کنید و مسیر را برای شما هموار می کنند. پس از نهایی کردن دستور جلسه، می توانید آن را چاپ و توزیع کنید تا کارکنان برای جلسه آماده شوند یا برای دسترسی آسان آن را به تقویمشان اضافه کنید.
زمان بندی
پس از تعیین موضوع جلسه، نوبت به انتخاب زمان برگزاری می رسد. می توانید تاریخی را در تقویم ایجاد کنید، مهمانان را اضافه کنید و سپس با کلیک روی «پیدا کردن زمان» در دسترس بودن همه را چک کنید.
با دریافت پاسخ از کارمندان به دعوت نامه، متوجه خواهید شد که چه کسی می تواند یا نمی تواند در این جلسه شرکت کند. اگر در پیدا کردن زمانی که برای همه مناسب باشد مشکل دارید، می توانید جلسات را ضبط کرده و نسخه ویدیویی آن را ارسال کنید یا خلاصه‌ای از آن را به اشتراک بگذارید.
برگزاری جلسه
حالا که دستور جلسه، زمان برگزاری و لیست مهمانان نهایی شده، وقت برگزاری جلسه است! بهتر است جلسات حضوری در اتاق کنفرانس برگزار شود. برای افرادی که امکان شرکت به صورت حضوری را ندارند (یا به صورت دورکاری شرکت می کنند)، نرم افزارهای عالی برای ویدیو کنفرانس وجود دارد که می توانید جلسات را ضبط کنید. علاوه بر این، داشتن یک بک گراند حرفه‌ای در طول جلسات اهمیت زیادی دارد. می توانید از یک پس زمینه های مجازی یا یک دیوار با رنگ ساده به عنوان پس زمینه استفاده کنید.
پیگیری جلسات
برگزاری جلسه و پیگیری آن با هم ارتباط نزدیکی دارند. ایمیلی برای جمع‌بندی نکات کلیدی جلسه ارسال کنید تا مطمئن شوید که همه افراد از مسئولیت های خود مطلع شده اند. ایمیل های پیگیری همچنین به تصمیم‌گیری در مورد زمان برگزاری جلسه بعدی کمک می کنند. می توانید یادداشت های جلسه، اسلایدها و (در صورت لزوم) لینک ویدیوها را به ایمیل خود اضافه کنید تا افراد در صورت نیاز بتوانند جزئیات جلسه را مرور کنند.
چالش های رایج در برگزاری جلسات
عدم وجود دستور جلسه مشخص
فقدان دستور جلسه واضح، منجر به انحراف بحث، اتلاف وقت و عدم دستیابی به نتایج مشخص می شود.
حضور افراد غیرضروری
حضور افراد غیرضروری در جلسات، نه تنها اتلاف وقت است، بلکه می تواند باعث حواس‌پرتی و عدم تمرکز سایرین نیز شود.
مدیریت زمان ضعیف
جلسات طولانی و بدون برنامه ریزی، خسته کننده و بی ثمر هستند..
فقدان پیگیری و اقدامات بعدی: عدم پیگیری مصوبات و وظایف محول شده در جلسات، نتایج را بی معنی می کند.
راه‌حل ها:
استفاده از نرم افزار برنامه ریزی جلسات
نرم افزارهای متعددی برای برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت جلسات وجود دارند که می توانند به شما در غلبه بر چالش های رایج کمک کنند.
ایجاد دستور جلسه مشخص
دستور جلسه باید شامل اهداف، موضوعات مورد بحث، زمان بندی و وظایف محول شده باشد.
دعوت افراد ضروری
فقط افرادی را به جلسات دعوت کنید که حضورشان برای پیشبرد بحث و تصمیم‌گیری ضروری است.
مدیریت زمان
زمان شروع و پایان جلسه را مشخص کنید و به آن پایبند باشید. از دستور جلسه برای هدایت بحث و جلوگیری از انحرافات استفاده کنید.
پیگیری و اقدامات بعدی
مصوبات و وظایف محول شده را در صورت جلسه ثبت کنید و برای پیگیری و انجام آن ها برنامه ریزی کنید.
امکانات نرم افزارهای برنامه ریزی جلسات
نرم افزار برنامه ریزی جلسات از مجموعه اتوماسیون اداری، با ارائه امکانات متنوعی، برگزاری جلسات مؤثرتر را برای شما تسهیل می کند. برخی از این امکانات عبارتند از:
- ایجاد و ارسال دعوت نامه های الکترونیکی
- تعیین زمان و مکان جلسه
- ایجاد دستور جلسه و به اشتراک گذاری آن با حاضران
- مدیریت حضور و غیاب
- به اشتراک گذاری اسناد و فایل ها
- ضبط جلسات
- نظرسنجی و پرسش و پاسخ
- پیگیری مصوبات و وظایف
با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی جلسات می توانید جلسات خود را به طور کارآمد برنامه ریزی، سازمان دهی و مدیریت کنید و از زمان خود و کارکنانتان به بهترین نحو استفاده نمایید.
مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت جلسه
استفاده از نرم افزارهای مدیریت جلسه، فواید متعددی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها به همراه دارد که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
1.افزایش عملکرد و صرفه جویی در زمان
- برنامه ریزی و سازماندهی جلسات:این نرم افزارها به شما کمک می کنند تا جلسات خود را به طور دقیق برنامه ریزی و سازماندهی کنید، دستور جلسه را ایجاد کنید، زمان و مکان را تعیین کنید و برای حاضران دعوت نامه ارسال کنید. با این کار، از اتلاف وقت در جلسات بدون برنامه و غیرسازنده جلوگیری می شود.
- مدیریت زمان:نرم افزارهای مدیریت جلسه به شما کمک می کنند تا زمان صرف شده در هر جلسه را مدیریت کنید و از انحراف از دستور جلسه جلوگیری کنید. این امر به شما کمک می کند تا جلسات خود را کوتاه و مختصر نگه دارید و به نتایج مورد نظر برسید.
- به اشتراک‌گذاری آسان اطلاعات:این نرم افزارها امکان به اشتراک گذاری آسان اسناد، فایل ها و محتوای دیگر را با حاضران در جلسه فراهم می کنند. این امر به شما کمک می کند تا در زمان صرفه جویی کنید و از تکرار مطالب خودداری کنید.
- ضبط جلسات:برخی از نرم افزارهای مدیریت جلسه امکان ضبط جلسات را نیز فراهم می کنند. این امر به شما کمک می کند تا بعداً به جلسه مراجعه کنید، نکات مهم را مرور کنید و در صورت نیاز از آن برای آموزش دیگران استفاده کنید.
- بهبود ارتباطات و همکاری
- حضور از راه دور: نرم افزارهای مدیریت جلسه امکان حضور از راه دور در جلسات را برای افراد فراهم می کنند. این ویژگی به ویژه برای سازمان هایی که کارکنان آن ها در مکان های مختلف مشغول به کارهستند، بسیار مفید است.
- بهبود تعامل:این نرم افزارها ابزارهایی را برای تسهیل تعامل بین حاضران در جلسه، مانند نظرسنجی، پرسش و پاسخ و چت آنلاین، ارائه می کنند.
- امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش:این امکان به شما کمک می کند تا ایده ها، اطلاعات و گزارش ها را به طور بصری با دیگران به اشتراک بگذارید.
- تصمیم‌گیری بهتر
- گردآوری نظرات و ایده ها: نرم افزارهای مدیریت جلسه ابزارهایی را برای جمع آوری نظرات و ایده‌ها از حاضران در جلسه ارائه می کنند. این امر به شما کمک می کند تا تصمیمات بهتر و مبتنی بر نظرات افراد حاضر بگیرید.
- پیگیری اقدامات: این نرم افزارها به شما کمک می کنند تا وظایف و اقدامات را به افراد محول کنید و پیشرفت آن ها را پیگیری کنید.
- صرفه‌جویی در هزینه
- کاهش نیاز به سفر: حضور از راه دور در جلسات به شما کمک می کند تا نیاز به سفر را کاهش دهید و در هزینه‌های سفر و اقامت صرفه‌جویی کنید.
- استفاده بهینه از منابع: برگزاری جلسات کارآمدتر به شما کمک می کند تا از وقت و منابع خود به طور بهینه استفاده کنید.
- ارتقای رضایت شغلی
- برگزاری جلسات مؤثر:برگزاری جلسات مؤثر و کارآمد به افزایش رضایت شغلی کارکنان کمک می کند.
- احساس مشارکت:استفاده از ابزارهای تعاملی در جلسات به کارکنان کمک می کند تا احساس مشارکت بیشتری داشته باشند.
نرم افزارهای محبوب مدیریت جلسات
با افزایش دورکاری و تغییر در روند کاری افرادد، نرم افزارهای ویدیو کنفرانس به کمک افراد آمده اند و می توانید بدون هیچ مشکلی، جلسات را از هر کجا که هستید، برگزار کنید.
با این حال، انتخاب بهترین نرم افزار، کار آُسانی نیست و باید با اطلاع از امکانات نرم افزار نسبت به تهیه آن اقدام شود. خوشبختانه، ما لیستی از محبوب‌ترین نرم افزارهای مدیریت جلسات موجود در حال حاضر را گردآوری کرده‌ایم:
نرم افزار مدیریت جلسات آریا
اگر به دنبال راهی برای برگزاری جلسات مؤثرتر، کارآمدتر و پربازده‌تر هستید؛ نرم افزار مدیریت جلسات آریا راه‌حل ایده‌آل شماست! این نرم افزار با ارائه امکانات جامع و پیشرفته، به شما کمک می‌کند تا جلسات خود را به طور کامل برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت کنید و از حداکثر بهره‌وری آنها اطمینان حاصل کنید.
برخی از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات آریا:
- برنامه ریزی و سازماندهی آسان جلسات
- مدیریت زمان
- به اشتراک گذاری آسان اطلاعات
- امکان ضبط جلسات
- حضور از راه دور
- بهبود تعامل
- اشتراک گذاری صفحه نمایش
- گردآوری نظرات و ایده‌ها
- پیگیری اقدامات و وظایف افراد
با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات آریا می توانید:
- بهره وری جلسات خود را افزایش دهید.
- ارتباطات و همکاری را در تیم خود بهبود ببخشید.
- تصمیم گیری های بهتری داشته باشید.
- در هزینه ها صرفه جویی کنید.
- رضایت شغلی کارکنان خود را افزایش دهید.
نرم افزار TeamViewer
TeamViewer یک پلتفرم ابری برای همکاری گروهی است. این نرم افزار ابزارهایی را برای به اشتراک گذاری فایل ها، مشاهده وظایف و راه اندازی جلسات ارائه می دهد. برای دسترسی آسان و امن افراد به اسناد، می توانید در این نرم افزار فایل ها را از طریق کشیدن و رها کردن به اشتراک بگذارید. و یا از طریق Dropbox و Google Drive، اطلاعات را به صورت امن انتقال دهید. همچنین امکان ارتباط با همکاران و مشتریان از طریق چت و تماس ویدیویی امکان پذیر است
مزایا:
- اشتراک گذاری آسان فایل
- یکپارچه سازی با سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری محبوب
- چت و تماس ویدیویی
- امکان استفاده از نسخه رایگان این نرم افزار امکان پذیر است.
نرم افزار Join.me
Join.me یک پلتفرم آنلاین برای برنامه ریزی و برگزاری جلسات است. این ابزار امکان برقراری ارتباط با همکاران در مکا ن‌های مختلف را فراهم می کند. از جمله ویژگی های Join.me می‌توان به تخته‌های مجازی (وایت‌برد)، به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، چت و برقراری تماس تلفنی اشاره کرد. با Join.me می توانید جلسات خود را تا سقف ۲۵۰ نفر و متناسب با نیازهای کسب و کارتان شخصی سازی نمایید. همچنین، امکان ضبط جلسات برای مراجعات بعدی یا اهداف آموزشی وجود دارد.
مزایا:
- امکان برقراری ارتباط با افراد در مکان‌های مختلف
- دسترسی به امکاناتی مانند وایت برد، به اشتراک گذاری صفحه نمایش، چت و تماس تلفنی
- امکان شخصی سازی جلسات تا سقف ۲۵۰ نفر
.
نرم افزار Microsoft Teams
Microsoft Teams یک سرویس ارتباطات یکپارچه تحت عنوان «ارتباطات یکپارچه مبتنی بر سرویس (UCaaS)» است که با برخورداری از امکاناتی مانند ویدیو کنفرانس، پیام‌رسان و مسیریابی تماس مستقیم، ارتباط کارآمد تیمی را تسهیل می بخشد. همچنین این نرم افزار دارای قابلیت به اشتراک‌گذاری فایل و صفحه نمایش از مکان های مختلف، می باشد. برای سازمان دهی پروژه ها، تکمیل وظایف و امکان اطلاع از پیشرفت فرایندهای کار، می توانید به راحتی با مشتریان و همکاران خود تعامل داشته باشید.
مزایا:
- ارتباطات یکپارچه تیمی شامل ویدیو کنفرانس، پیام رسان و مسیریابی تماس
- دسترسی آسان از طریق به اشتراک گذاری فایل و صفحه نمایش
- مدیریت آسان پروژه‌ها و وظایف
- Microsoft Teams نسخه رایگان نیز ارائه می دهد.
جمع بندی
در نهایت، استفاده از نرم افزارهای مدیریت جلسه می تواند به شما کمک نماید تا جلسات خود را به طور کارآمدتر و با برنامه ریزی، سازمان دهی و مدیریت برگزار کنید. این امر سبب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد می شود ضمن این که ارتباطات و همکاری اعضای تیم را بهبود می بخشد، به شم کمک می کند تا تصمیم های بهتری بگیرید، در هزینه ها صرفه جویی کنید و رضایت شغلی کارکنان را نیز افزایش دهید.