اتوماسیون اداری و BPMS (مخفف Business Process Management System یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار) اغلب بهجای هم به کار میروند، در حالیکه دامنه و کاربرد این دو با هم فرق دارد. بهطور خلاصه: اتوماسیون اداری روی مکاتبات و گردش کار داخلی سازمان تمرکز دارد، درحالیکه BPMS ابزاری گستردهتر برای طراحی و کنترل هر نوع فرآیند کسبوکار در سازمان است. در ادامه هر دو مفهوم را با مثال واقعی توضیح میدهیم تا مشخص شود کدامیک برای نیاز شما لازم است.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به مجموعهای از ابزارها گفته میشود که کارهای اداری روزمره مانند ثبت و ارجاع نامه، دبیرخانه، کارتابل، بایگانی الکترونیک و مکاتبات بین بخشهای سازمان را بهجای انجام دستی و کاغذی، بهصورت الکترونیک و خودکار مدیریت میکند. دامنه آن معمولاً محدود و مشخص است: نامه وارد میشود، ثبت و شمارهگذاری میشود، به فرد یا واحد مربوطه ارجاع داده میشود، و در نهایت بایگانی میشود. برای آشنایی کامل با این مفهوم میتوانید مقاله اتوماسیون اداری چیست و معرفی بهترین اتوماسیون اداری را مطالعه کنید.
BPMS (مدیریت فرآیندهای کسبوکار) چیست؟
BPMS ابزاری است که به سازمان اجازه میدهد هر فرآیند کاری – نه فقط مکاتبات اداری – را بهصورت یک گردش کار مشخص (Workflow) طراحی، اجرا و پایش کند. برای مثال: فرآیند تایید مرخصی، فرآیند تخصیص بودجه به یک پروژه، فرآیند تایید چندمرحلهای یک قرارداد فروش، یا فرآیند رسیدگی به درخواست مشتری. در BPMS مشخص میشود هر مرحله از فرآیند به چه کسی ارجاع داده شود، چه شرطی باید برقرار باشد تا به مرحله بعد برود، و در صورت تاخیر چه اتفاقی بیفتد.
یک مثال واقعی: فرآیند تایید مرخصی با BPMS
برای درک بهتر تفاوت، فرآیند ساده «درخواست مرخصی» را در نظر بگیرید. در یک سیستم بدون BPMS، این فرآیند معمولاً یک نامه یا پیام ساده است که دستی بین کارمند و مدیر رد و بدل میشود. در BPMS، این فرآیند بهصورت یک گردش کار از پیش تعریفشده اجرا میشود: کارمند درخواست را ثبت میکند، سیستم بهطور خودکار آن را برای تایید به مدیر مستقیم او ارجاع میدهد، اگر مدیر ظرف مدت مشخصی پاسخ ندهد یادآوری خودکار ارسال میشود، و بعد از تایید، اطلاعات بهطور خودکار در پرونده پرسنلی و سیستم حضور و غیاب ثبت میشود؛ بدون هیچ مرحله دستی اضافه.
تفاوت اصلی اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟
تفاوت اصلی در دامنه کاربرد است. اتوماسیون اداری معمولاً محدود به مکاتبات و گردش نامههای داخلی/خارجی سازمان است. BPMS دامنهای فراتر دارد و میتواند هر فرآیند کسبوکاری – از فروش گرفته تا تولید و منابع انسانی – را با قوانین و شرطهای دلخواه مدلسازی کند. تفاوت دیگر در انعطافپذیری است: در اتوماسیون اداری معمولاً مسیر ثبت و ارجاع نامه از قبل مشخص و ثابت است، اما در BPMS مدیر سازمان میتواند شرطها، مسیرها و استثناها را خودش برای هر فرآیند تعریف کند. به بیان ساده، اتوماسیون اداری یک نوع کاربرد خاص از فلسفه گستردهتر BPMS است.
چه زمانی فقط اتوماسیون اداری کافی است و چه زمانی به BPMS نیاز داریم؟
اگر نیاز اصلی سازمان صرفاً ثبت، ارجاع و بایگانی مکاتبات است، همان بخش اتوماسیون اداری/دبیرخانه بهتنهایی پاسخگو است. اما اگر سازمان فرآیندهای تاییدی چندمرحلهای با شرطهای مختلف دارد (مثل تایید بودجه بر اساس مبلغ، یا مسیر متفاوت تایید برای واحدهای مختلف)، وجود یک ابزار BPMS برای طراحی این گردشکارها بدون نیاز به کدنویسی، جلوی ایجاد فرآیندهای موازی و دستی را میگیرد.
چرا بهتر است اتوماسیون اداری و BPMS در یک سامانه یکپارچه باشند؟
وقتی اتوماسیون اداری و ابزار مدیریت گردش کار (BPMS) دو سیستم جدا از هم باشند، اطلاعات بین آنها بهصورت دستی منتقل میشود و امکان پیگیری یکپارچه از بین میرود؛ برای مثال یک نامه که نیاز به تایید چندمرحلهای دارد باید بین دو سیستم جدا رفتوآمد کند. نرم افزار CRM آریا این دو قابلیت را در یک سامانه واحد ارائه میدهد: ماژول دبیرخانه/دفتر اندیکاتور برای مکاتبات، و ماژول چرخش کار هوشمند (BPMS) برای طراحی هر نوع فرآیند سفارشی سازمان. به این ترتیب یک نامه اداری میتواند در همان سامانه به یک فرآیند تایید چندمرحلهای هم متصل شود، بدون نیاز به خروج از سیستم یا ورود اطلاعات تکراری.
سوالات متداول
آیا برای استفاده از BPMS حتماً باید برنامهنویس استخدام کنیم؟
در ابزارهای مدرن BPMS مانند ماژول چرخش کار هوشمند آریا، طراحی فرآیند از طریق رابط گرافیکی و بدون نیاز به کدنویسی انجام میشود.
آیا اتوماسیون اداری بدون BPMS هم کاربردی است؟
بله، برای سازمانهایی که فقط به مدیریت مکاتبات و دبیرخانه نیاز دارند، همان بخش اتوماسیون اداری کافی است؛ افزودن BPMS زمانی ارزش پیدا میکند که فرآیندهای تاییدی پیچیدهتری هم در جریان باشد.
آیا میتوان فرآیندهای BPMS را بعداً تغییر داد؟
بله، یکی از مزیتهای اصلی BPMS نسبت به فرآیندهای کدنویسیشده این است که مسیر گردشکار هر زمان که سازمان نیاز داشت، بدون نیاز به توسعهدهنده قابل ویرایش است.
برای مشاهده کامل امکانات، صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری آریا را ببینید یا یک دمو رایگان درخواست دهید.