مدیریت چند شعبه و چند انبار با نرم افزار CRM آریا
بسیاری از کسبوکارها دیر یا زود از یک محل فعالیت فراتر میروند. شعبه دومی باز میشود، انبار جدیدی برای پوشش یک منطقه یا یک خط محصول اجاره میشود، یا واحد فروش به لحاظ فیزیکی از واحد انبار جدا میگردد. در همین نقطه است که مسئلهای که تا پیش از آن حلشده به نظر میرسید – دانستن اینکه چه کالایی، به چه تعداد و در کجا موجود است – دوباره به یک چالش جدی تبدیل میشود.
در عمل، رایجترین الگو در کسبوکارهای چندشعبهای همچنان استفاده از فایلهای اکسل جداگانه برای هر شعبه، یا در بهترین حالت چند نرمافزار انبارداری مستقل و بدون ارتباط با یکدیگر است. نتیجه این الگو مشخص است: مدیر مرکزی برای دانستن وضعیت واقعی موجودی باید از هر شعبه گزارش جداگانه بخواهد و آنها را دستی کنار هم بگذارد، فروشنده یک شعبه از موجودی شعبه دیگر بیخبر است و ممکن است مشتری را برای کالایی که در انباری دیگر موجود است رد کند، و اطلاعات یک مشتری که با چند شعبه در ارتباط بوده، در چند فایل پراکنده و ناقص باقی میماند.
نرم افزار CRM آریا برای حل دقیقاً همین نوع مسائل طراحی شده است؛ نه با معرفی یک ماژول مجزا به نام «مدیریت چند شعبه»، بلکه با ترکیب چند امکان واقعی و بههمپیوسته: ماژول انبارداری با پشتیبانی از چند انبار مستقل، قابلیت رزرو کالا، چارت سازمانی و حریم دسترسی مبتنی بر سمت سازمانی، و گزارشگیری یکپارچه. در ادامه هر یک از این امکانات و نحوه کاربردشان برای سازمانهای چندشعبهای و چندانباره را با جزئیات بررسی میکنیم.
ماژول انبارداری آریا: تعریف چند انبار مستقل با موجودی و مسئول جداگانه
هسته اصلی پاسخ نرم افزار CRM آریا به نیاز مدیریت چند شعبه و چند انبار، پلاگین انبارداری آن است که بهصورت رایگان در اختیار کاربران قرار میگیرد. برخلاف بسیاری از سیستمهای ساده که فقط یک موجودی کلی برای هر کالا نگه میدارند، این ماژول از ابتدا برای سناریوی چند انباره طراحی شده است.
در نرم افزار CRM آریا میتوان به تعداد دلخواه انبار تعریف کرد؛ هر انبار میتواند متراژ مشخص خود را داشته باشد، نوع آن (سرپوشیده یا سرباز) ثبت شود و فضای اختصاصی آن مشخص گردد. این یعنی اگر یک شرکت دارای انبار مرکزی، انبار هر شعبه و حتی یک فضای باز برای نگهداری کالاهای حجیم باشد، همه این فضاها را میتوان بهصورت مجزا و با مشخصات واقعی خودشان در سیستم تعریف کرد.
نکته مهمتر این است که یک محصول واحد میتواند همزمان در چند انبار مختلف موجودی داشته باشد. برای مثال، محصولی مشخص میتواند در انبار شعبه تهران ۴۰ عدد، در انبار شعبه مشهد ۱۵ عدد و در انبار مرکزی ۱۰۰ عدد موجودی داشته باشد؛ و سیستم این سه رقم را بهصورت جداگانه و در عین حال در یک پرونده واحد محصول نگه میدارد. این ویژگی دقیقاً همان چیزی است که یک نرم افزار چند انباره واقعی را از یک سیستم انبارداری تکمکانی متمایز میکند: بهجای اینکه هر شعبه یک فایل جدا برای کالاهای خودش داشته باشد، همه انبارها زیرمجموعه یک سیستم واحد هستند و موجودی هرکدام بهطور دقیق و مستقل قابل مشاهده است.
یکی دیگر از تفاوتهای مهم این ماژول، امکان تعریف نقطه سفارش بهصورت جداگانه برای هر انبار است. در بسیاری از سیستمها فقط یک نقطه سفارش کلی برای هر محصول وجود دارد که وقتی موجودی کل از آن پایینتر بیاید هشدار میدهد؛ اما در ساختار چندشعبهای، این رویکرد کافی نیست. ممکن است موجودی کل یک کالا در سطح شرکت بالا باشد، اما دقیقاً همان کالا در انبار یک شعبه خاص رو به اتمام باشد و آن شعبه نیاز فوری به تأمین مجدد داشته باشد. نرم افزار CRM آریا علاوه بر نقطه سفارش کلی محصول، امکان تعریف نقطه سفارش مجزا برای موجودی هر انبار را نیز فراهم میکند؛ به این ترتیب هشدار کمبود موجودی دقیقاً برای همان انباری صادر میشود که واقعاً به آن نیاز دارد، نه برای کل مجموعه.
مدیریت عملیاتی هر انبار نیز در این ساختار بهصورت مستقل تعریف شده است. برای هر انبار میتوان یک مسئول یا انباردار مشخص کرد. تمام درخواستهای ورود و خروج کالا از آن انبار بهصورت خودکار برای انباردار مربوطه ثبت و نمایش داده میشود، و او همان کسی است که مجاز به صدور حواله ورود یا حواله خروج برای آن انبار مشخص است. این طراحی باعث میشود مسئولیت هر انبار در سازمان کاملاً شفاف باشد: انباردار شعبه یک، فقط درخواستهای همان شعبه را میبیند و مدیریت میکند، بدون اینکه در جریان عملیات روزانه سایر انبارها قرار بگیرد یا دخالتی در آنها داشته باشد.
در کنار این ساختار عملیاتی، ماژول انبارداری مجموعهای از گزارشهای کاربردی نیز ارائه میدهد که برای تصمیمگیری روزانه و تحلیل عملکرد ضروری هستند: گزارش موجودی فعلی هر محصول، گزارش سود، گزارش فروشهای اخیر، و گزارش درخواستهای ورود و خروج بر اساس فیلتر تاریخ یا محصول. همچنین سیستم بر اساس قیمت خرید و قیمت فروش ثبتشده، سود تقریبی هر فروش را محاسبه و در گزارشها نمایش میدهد. این گزارشها وقتی در کنار ساختار چندانباره قرار میگیرند، امکان مقایسه عملکرد هر انبار یا هر شعبه را نیز فراهم میکنند، موضوعی که در بخشهای بعدی این مقاله به آن بازمیگردیم. برای آشنایی کاملتر با سایر امکانات، صفحه ماژول انبارداری جزئیات بیشتری از این ماژول را در اختیار میگذارد.
رزرو محصول: جلوگیری از فروش همزمان یک کالا توسط دو شعبه
یکی از رایجترین و پرهزینهترین مشکلات در کسبوکارهای چندشعبهای، فروش همزمان یک کالا توسط دو فروشنده یا دو شعبه مختلف است. تصور کنید یک کالای خاص فقط دو عدد موجودی دارد؛ فروشنده شعبه یک برای مشتری خود پیشفاکتور صادر میکند و در همان بازه زمانی، فروشنده شعبه دو، بدون اطلاع از این پیشفاکتور، همان کالا را به مشتری دیگری میفروشد. نتیجه این وضعیت معمولاً یک مشتری ناراضی، یک اصلاح دستی زمانبر و آسیب به اعتبار سازمان است.
نرم افزار CRM آریا این مشکل را از طریق قابلیت رزرو محصول حل میکند. به این صورت که از لحظهای که یک پیشفاکتور برای مشتری ساخته میشود، موجودی همان مقدار کالا بهصورت خودکار رزرو میشود؛ یعنی سیستم آن مقدار را از موجودی قابلفروش کسر میکند تا شخص دیگری – چه در همان شعبه و چه در شعبهای دیگر – نتواند همان کالا را برای مشتری دیگری بفروشد. این رزرو تا زمان تأیید نهایی پیشفاکتور و تبدیل آن به فاکتور قطعی باقی میماند.
در طرف مقابل، اگر پیشفاکتور به هر دلیل رد شود یا معامله نهایی نشود، رزرو بهطور خودکار آزاد میشود و همان مقدار کالا دوباره در دسترس سایر فروشندگان قرار میگیرد. این چرخه ساده اما دقیق باعث میشود در یک سازمان با چند شعبه یا چند فروشنده فعال، هیچکدام از آنها نگران این نباشند که کالایی را که در سیستم موجود میبینند، همزمان توسط همکار دیگری در حال فروش باشد. از آنجا که این قابلیت روی همان ساختار چندانباره ماژول انبارداری سوار است، رزرو برای موجودی هر انبار بهطور مجزا اعمال میشود؛ یعنی سیستم دقیقاً میداند این رزرو مربوط به کدام انبار و کدام موجودی است، نه فقط یک رقم کلی و مبهم در سطح کل سازمان.
چارت سازمانی و حریم دسترسی: ستون فقرات ساختار چندشعبهای
اگر ماژول انبارداری پاسخ به سؤال «کالا کجاست» باشد، چارت سازمانی و حریم دسترسی پاسخ به سؤال مهمتر «چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد» است؛ و همین بخش است که ساختار چند شعبه را از نظر مدیریتی و امنیتی معنادار میکند.
در نرم افزار CRM آریا، چارت سازمانی بهصورت گرافیکی و با وارد کردن سمت هر فرد و مافوق او ساخته میشود. این یعنی میتوان ساختار واقعی یک سازمان چندشعبهای را دقیقاً همانگونه که در واقعیت وجود دارد در سیستم بازسازی کرد: مدیرعامل در رأس، زیر او مدیر هر شعبه، و زیر هر مدیر شعبه، پرسنل فروش و انبارداران همان شعبه. این چارت صرفاً یک نمودار تزئینی نیست؛ دقیقاً بر پایه همین ساختار است که حریم دسترسی افراد به بخشهای مختلف اطلاعات – از جمله نامهها، پرونده مشتریان و اطلاعات انبار – تعیین میشود.
در عمل این به مدیریت اجازه میدهد سطح دسترسی هر سمت سازمانی را دقیقاً متناسب با نقش آن تعریف کند: دسترسی مشاهده، ساخت، ویرایش یا حذف، هرکدام بهطور مجزا برای هر بخش از اطلاعات. برای یک ساختار چندشعبهای، این ویژگی کاربرد مستقیم و ملموسی دارد. میتوان دسترسی پرسنل هر شعبه را به دادهها و انبار همان شعبه محدود کرد؛ به این ترتیب فروشنده یا انباردار شعبه یک، تنها مشتریان و موجودی انبار مربوط به شعبه خودش را میبیند، بدون اینکه به اطلاعات شعبههای دیگر دسترسی داشته باشد. در همین حال، مدیریت مرکزی که در بالای چارت سازمانی قرار دارد، همچنان دید کامل به تمام شعبهها، تمام انبارها و تمام پروندههای مشتریان را حفظ میکند.
این الگو دو مزیت مهم برای سازمانهای چندشعبهای به همراه دارد. اول، امنیت اطلاعات: دادههای حساس هر شعبه فقط در اختیار افراد مرتبط با همان شعبه قرار میگیرد و از انتشار غیرضروری اطلاعات میان بخشهایی که نیازی به آن ندارند جلوگیری میشود. دوم، وضوح مسئولیت: وقتی دسترسی هر فرد دقیقاً منطبق با جایگاه او در چارت سازمانی است، مسئولیت هر تصمیم و هر تغییر در دادهها نیز شفاف و قابل ردیابی میماند. برای بررسی کامل این قابلیت و سایر امکانات مرتبط با ساختار سازمانی، میتوانید به صفحه امکانات نرم افزار CRM مراجعه کنید.
یک مزیت تکمیلی دیگر این ساختار، پرونده الکترونیکی مشترک مشتری است. در بسیاری از سازمانهای چندشعبهای، مشتریای که با بیش از یک شعبه در ارتباط بوده، سابقهاش در فایلهای جداگانه هر شعبه پراکنده میماند و هیچ شعبهای تصویر کامل از تعاملات آن مشتری با کل مجموعه ندارد. در نرم افزار CRM آریا، از آنجا که همه شعبهها روی یک سامانه واحد کار میکنند، تاریخچه کامل یک مشتری – از تماسها و مکاتبات تا سفارشها و فاکتورها – در یک پرونده واحد قابل مشاهده است، مشروط به اینکه سطح دسترسی فرد بازدیدکننده اجازه این دیدن را بدهد. این یعنی حتی اگر مشتری امروز از شعبه دیگری خرید کند، سابقه تعاملات قبلی او همچنان در دسترس و قابل استناد است، نه یک شروع دوباره از صفر.
گزارشگیری یکپارچه برای مدیریت مرکزی
وقتی چند شعبه و چند انبار در قالب یک سامانه واحد کار میکنند – نه در فایلهای پراکنده – مدیریت مرکزی برای اولین بار میتواند بدون نیاز به جمعآوری دستی گزارش از هر شعبه، تصویر واقعی و بهروز کل مجموعه را ببیند. نرم افزار CRM آریا امکان گزارشگیری و نمودارسازی با خروجی Excel، PDF و CSV را فراهم میکند، همراه با قابلیت اعمال فیلتر دلخواه بر اساس بازه زمانی، محصول، یا حتی مقایسه بین بخشها و انبارهای مختلف.
این یعنی مدیر یک شرکت با چند شعبه میتواند در یک گزارش واحد، موجودی، فروش و سود هر انبار را کنار هم مشاهده و مقایسه کند، بدون نیاز به تماس تلفنی با هر شعبه یا دریافت فایلهای جداگانه. چون همه شعبهها – چه از طریق شبکه داخلی خودشان، چه از طریق اینترنت و چه از موبایل – به یک سامانه واحد و آنلاین متصل هستند، این گزارشها همیشه بر اساس داده زنده و بهروز تولید میشوند، نه بر اساس فایلهایی که ممکن است چند روز قدیمی باشند. برای کسبوکاری که بهدنبال یک نرم افزار مدیریت شرکت واقعی برای هماهنگی میان شعبههاست، همین یکپارچگی داده و گزارشگیری، تفاوت اصلی میان یک مجموعه پراکنده و یک سازمان یکپارچه را رقم میزند.
سؤالات متداول
آیا نرم افزار CRM آریا ماژول مجزایی به نام «مدیریت چند شعبه» دارد؟
نه بهصورت یک ماژول مستقل با همین نام. مدیریت چند شعبه در نرم افزار CRM آریا از ترکیب چند امکان واقعی و موجود به دست میآید: ماژول انبارداری با پشتیبانی از چند انبار مستقل، قابلیت رزرو کالا، چارت سازمانی، و حریم دسترسی مبتنی بر سمت. این ترکیب برای اغلب سازمانهای چندشعبهای کافی است، اما به این معنا نیست که یک بسته آماده و از پیش تنظیمشده با همین عنوان وجود دارد؛ پیکربندی آن بر اساس ساختار واقعی سازمان شما انجام میشود.
آیا هر شعبه حسابداری یا صندوق مالی جداگانه دارد؟
در حال حاضر، امکانات ارائهشده در حوزه چندشعبهای محدود به انبارداری، دسترسی سازمانی و گزارشگیری است. نرم افزار CRM آریا یک سیستم حسابداری چندشرکتی یا صندوقهای مالی کاملاً مجزا برای هر شعبه ارائه نمیدهد؛ آنچه در دسترس است، تفکیک موجودی انبار، تفکیک دسترسی دادهها بر اساس چارت سازمانی، و امکان گزارشگیری مقایسهای بین بخشهاست.
آیا فروشنده یک شعبه میتواند موجودی شعبه دیگر را ببیند؟
این کاملاً به تنظیمات حریم دسترسی بستگی دارد. از آنجا که سطح دسترسی هر سمت سازمانی بر اساس چارت سازمانی قابل تعریف است، مدیریت میتواند تصمیم بگیرد که پرسنل فروش هر شعبه فقط موجودی انبار همان شعبه را ببینند، یا در صورت نیاز، دید محدودی نسبت به موجودی کلی سایر انبارها نیز داشته باشند. این انعطافپذیری در اختیار مدیریت سازمان است.
اگر کسبوکار شما بیش از یک شعبه یا بیش از یک انبار دارد و همچنان با فایلهای اکسل پراکنده یا سیستمهای جدا از هم کار میکنید، وقت آن رسیده که این ساختار را در یک سامانه واحد ببینید. برای مشاهده دقیقتر امکانات ماژول انبارداری و نحوه تعریف چند انبار مستقل، به صفحه ماژول انبارداری سر بزنید، و برای آشنایی با کلیت نرم افزار CRM آریا بهعنوان یک نرم افزار CRM آریا یکپارچه، صفحه اصلی محصول را بررسی کنید. برای دیدن این امکانات در عمل و بررسی اینکه چطور با ساختار سازمانی خاص شما تطبیق پیدا میکند، میتوانید از طریق دمو رایگان درخواست دمو ثبت کنید.