مدیریت پروژه سازمانی در نرم‌افزار مدیریت شرکت؛ از تعریف مراحل تا درصد پیشرفت گرافیکی

مدیریت پروژه در هر کسب‌وکاری، صرف‌نظر از اندازه یا صنعت، یک نیاز شناخته‌شده است و اصول کلی آن سال‌هاست تدوین شده‌ است. مدیران ایرانی هم معمولاً با مفاهیم پایه‌ای مدیریت پروژه آشنا هستند؛ می‌دانند پروژه باید مرحله‌بندی شود، وظایف باید بین افراد تقسیم شود و پیشرفت کار باید قابل رهگیری باشد. مشکل اصلی جای دیگری است: در بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط، این دانش نظری هیچ‌گاه به یک ابزار عملی و مشترک تبدیل نمی‌شود. پروژه‌ها در ذهن مدیر، در چند فایل اکسل پراکنده و در پیام‌های گروهی تلگرام و واتس‌اپ زندگی می‌کنند، نه در یک سامانه‌ی واحد که همه بتوانند به آن مراجعه کنند. اگر به دنبال مفهوم و اصول کلی مدیریت پروژه هستید، منابع نظری زیادی در این زمینه وجود دارد؛ اما این مقاله به موضوع دیگری می‌پردازد: اینکه ماژول مدیریت پروژه در نرم افزار مدیریت شرکت آریا چگونه این شکاف بین تئوری و اجرا را در عمل پر می‌کند.

چالش پیگیری پروژه بدون ابزار مشترک

در نبود یک ابزار مشترک، هر پروژه یک روایت جداگانه دارد. مدیر پروژه می‌داند چه کارهایی باقی مانده، اما مدیر شرکت باید برای فهمیدن وضعیت واقعی، یا منتظر گزارش شفاهی بماند یا جلسه‌ای اختصاصی بگذارد. اعضای تیم هم اغلب فقط بخش کوچکی از پروژه را می‌بینند؛ همان تسکی که به آن‌ها محول شده، بدون تصویر کامل از جایگاه آن در کل پروژه.

این پراکندگی چند اثر مستقیم دارد. اول، تأخیرها دیر تشخیص داده می‌شوند، چون کسی نمی‌بیند یک مرحله چند روز است بدون پیشرفت مانده. دوم، مسئولیت‌ها شفاف نیست؛ وقتی یک تسک انجام نمی‌شود، مشخص نیست مسئول آن کیست یا اصلاً برای آن مسئولی تعیین شده بود یا نه. سوم، ارزیابی عملکرد افراد و تیم‌ها سخت می‌شود، چون داده‌ی قابل‌اتکایی از حجم و کیفیت کار انجام‌شده وجود ندارد.

راه‌حل این مشکل، ابزار پیچیده‌تر یا فرآیند سنگین‌تر نیست؛ بلکه یک بستر مشترک است که همه‌ی طرف‌های درگیر در پروژه، از مدیر شرکت تا اجرا‌کننده‌ی یک تسک کوچک، آن را می‌بینند و به‌روز نگه می‌دارند. این دقیقاً همان نقشی است که ماژول مدیریت پروژه در نرم‌افزار مدیریت شرکت ایفا می‌کند.

ماژول مدیریت پروژه آریا چه امکاناتی دارد؟

ماژول مدیریت پروژه آریا بر پایه‌ی یک ساختار سلسله‌مراتبی ساده و قابل فهم طراحی شده است: هر پروژه به مراحل تقسیم می‌شود، هر مرحله به بخش‌های کوچک‌تر شکسته می‌شود و هر بخش شامل تسک‌های مشخص با یک مسئول تعیین‌شده است. این ساختار، همان چیزی است که در عمل پروژه‌های واقعی را قابل مدیریت می‌کند؛ نه یک لیست بلندبالای کار، بلکه یک درخت منظم از مرحله، زیرمرحله و تسک.

تعریف مراحل پروژه

نقطه‌ی شروع، تعریف مراحل کلی پروژه است. مدیر پروژه می‌تواند پروژه را به همان بخش‌های منطقی که در دنیای واقعی وجود دارد تقسیم کند؛ برای مثال مراحل جداگانه برای برنامه‌ریزی، اجرا و تحویل. این مرحله‌بندی، اسکلت کلی پروژه را می‌سازد و مبنایی است که بقیه‌ی جزئیات روی آن سوار می‌شوند.

تقسیم هر مرحله به بخش‌های کوچک‌تر و تسک‌های مشخص

هر مرحله در ادامه به بخش‌های کوچک‌تر شکسته می‌شود و درون هر بخش، تسک‌های مشخص تعریف می‌شود. این سطح از جزئیات باعث می‌شود کاری که در نگاه اول بزرگ و مبهم به نظر می‌رسد، به واحدهای قابل انجام و قابل سنجش تبدیل شود. برای تیم اجرایی هم روشن‌تر است که دقیقاً چه چیزی باید تحویل داده شود.

تعیین مسئول هر تسک

یکی از نقاط ضعف رایج مدیریت پروژه بدون ابزار، ابهام در مسئولیت است. در ماژول مدیریت پروژه آریا، برای هر تسک یک مسئول مشخص تعیین می‌شود. این یعنی وقتی به یک تسک نگاه می‌کنید، دقیقاً می‌دانید چه کسی مسئول پیشبرد آن است؛ نه یک تیم به‌طور کلی، بلکه یک فرد مشخص.

مزیت این ساختار سه‌لایه این است که همزمان دو سطح دید را فراهم می‌کند:

• دید کلان برای مدیر شرکت: وضعیت کلی مراحل پروژه
• دید دقیق برای مدیر پروژه: وضعیت تک‌تک تسک‌ها و مسئولان آن‌ها

این دوگانگی دید، همان چیزی است که ابزارهای ساده مانند فایل اکسل یا گروه پیام‌رسان نمی‌توانند ارائه دهند.

نمایش گرافیکی درصد پیشرفت پروژه

یکی از ویژگی‌های کاربردی این ماژول این است که همه‌ی این ساختار — مراحل، زیرمراحل و تسک‌ها — به‌صورت گرافیکی روی یک صفحه قابل مشاهده است. این یعنی مدیر پروژه و مدیر شرکت لازم نیست برای فهمیدن وضعیت پروژه، گزارش جداگانه‌ای تهیه یا درخواست کنند؛ درصد پیشرفت در همان صفحه و در یک نگاه قابل مشاهده است.

این نمایش گرافیکی چند فایده‌ی مستقیم دارد. برای مدیر شرکت، امکان می‌دهد بدون ورود به جزئیات اجرایی، در چند ثانیه بفهمد یک پروژه در چه مرحله‌ای است و آیا نیاز به پیگیری دارد یا خیر. برای مدیر پروژه، ابزاری است برای شناسایی سریع مراحل یا تسک‌هایی که عقب‌تر از بقیه مانده‌اند، پیش از آنکه این تأخیر به کل پروژه سرایت کند.

در نهایت، این شفافیت گزارش‌دهی سنتی را هم ساده‌تر می‌کند. به‌جای اینکه مدیر پروژه وقت خود را صرف تهیه‌ی گزارش پیشرفت برای مدیریت کند، همان اطلاعات به‌صورت زنده در دسترس است. این صرفه‌جویی در زمان، به‌خصوص در شرکت‌هایی که چند پروژه را هم‌زمان اجرا می‌کنند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

ارتباط مدیریت پروژه با مدیریت وظایف و کارتابل روزمره

مدیریت پروژه در عمل جدا از کار روزمره‌ی سازمان نیست. تسک‌هایی که در دل یک پروژه تعریف می‌شوند، برای فردی که مسئول انجام آن‌هاست، همان کارهایی هستند که باید در برنامه‌ی روزانه‌اش جا بگیرند. وقتی این تسک‌ها در همان سامانه‌ای تعریف می‌شوند که سایر فرآیندهای شرکت — از مکاتبات تا وظایف اداری — در آن جریان دارد، فرد لازم نیست بین چند ابزار جابه‌جا شود تا بفهمد چه کاری از او خواسته شده است.

این یکپارچگی، یکی از تفاوت‌های اصلی بین یک ابزار مستقل مدیریت پروژه و ماژولی است که بخشی از یک سامانه‌ی جامع‌تر است. در نرم افزار مدیریت شرکت آریا، پروژه‌ها به‌عنوان یکی از جریان‌های کاری سازمان در کنار سایر فرآیندها قرار می‌گیرند، نه به‌عنوان یک ابزار جدا که باید به‌صورت دستی با بقیه‌ی سیستم‌ها هماهنگ شود. این موضوع در معرفی کامل‌تر ماژول‌های نرم‌افزار آریا نیز قابل بررسی است، جایی که می‌توان دید مدیریت پروژه چگونه در کنار سایر بخش‌های سامانه قرار می‌گیرد.

حاصل این ارتباط، کاهش فاصله بین برنامه‌ریزی و اجراست. تسکی که در قالب پروژه تعریف شده، مستقیماً به مسئولیت روزانه‌ی فرد تبدیل می‌شود و پیشرفت آن، همان چیزی است که در نمای کلی پروژه هم منعکس می‌شود.

چه کسب‌وکارهایی به این ماژول نیاز دارند؟

نیاز به یک ابزار مشترک برای مدیریت پروژه، محدود به شرکت‌های پروژه‌محور بزرگ نیست. هر کسب‌وکاری که کار خود را در قالب پروژه‌های مشخص با آغاز و پایان تعریف‌شده انجام می‌دهد، از این ساختار سود می‌برد. چند نمونه رایج عبارت‌اند از:

• شرکت‌هایی که پروژه‌های سفارشی برای مشتریان اجرا می‌کنند و باید پیشرفت هر پروژه را جداگانه گزارش دهند
• تیم‌های فنی و توسعه‌ای که کار را به مراحل و تسک‌های مشخص تقسیم می‌کنند
• شرکت‌هایی با چند پروژه هم‌زمان که مدیریت آن‌ها نیاز به دید متمرکز دارد
• سازمان‌هایی که پیش‌تر با فایل‌های پراکنده یا ابزارهای غیرمتمرکز پروژه را دنبال می‌کردند و به دنبال یک منبع واحد اطلاعات هستند

در همه‌ی این موارد، نکته‌ی مشترک این است که پروژه باید برای بیش از یک نفر قابل رؤیت باشد. وقتی وضعیت پروژه فقط در ذهن یک نفر وجود دارد، هر تغییری در آن فرد — چه یک مرخصی کوتاه و چه ترک شرکت — می‌تواند ادامه‌ی پروژه را با ریسک مواجه کند. ماژول مدیریت پروژه آریا این وابستگی را با ثبت ساختارمند اطلاعات در یک سامانه‌ی مشترک کاهش می‌دهد.

مدیریت پروژه در کنار مدیریت پرسنل و جلسات

یک پروژه به‌ندرت به‌تنهایی و بدون ارتباط با سایر بخش‌های شرکت پیش می‌رود. تصمیمات مهم پروژه معمولاً در جلسات گرفته می‌شوند، مسئولان تسک‌ها بخشی از ساختار پرسنلی شرکت هستند، و پیشرفت پروژه در نهایت باید در دید کلی مدیر شرکت هم دیده شود. وقتی این حوزه‌ها در سامانه‌های جدا از هم قرار دارند، هماهنگی بین آن‌ها به یک کار دستی و زمان‌بر تبدیل می‌شود.

در نرم افزار مدیریت شرکت آریا، همین ارتباط از ابتدا در طراحی سامانه لحاظ شده است. مسئول هر تسک، فردی است که در چارت سازمانی شرکت هم تعریف شده؛ و مصوبات جلسات مرتبط با پروژه، می‌توانند مستقیماً به تسک‌های همان پروژه تبدیل شوند. این یعنی مدیریت پروژه نه یک جزیره مجزا، بلکه یکی از جریان‌های به‌هم‌پیوسته مدیریت شرکت است.

مقالات مرتبط در همین مجموعه

• مدیریت پرسنل و چارت سازمانی
• مدیریت وظایف و کارتابل کاری
• یکپارچه‌سازی پرسنل، وظایف و جلسات
• گزارش عملکرد و دید مدیریتی

جمع‌بندی

چالش اصلی اکثر کسب‌وکارها در مدیریت پروژه، نبود دانش نظری نیست؛ نبود ابزاری است که این دانش را به یک روال روزمره و قابل رهگیری تبدیل کند. ماژول مدیریت پروژه در نرم افزار مدیریت شرکت آریا با ساختار مشخصِ مرحله، زیرمرحله و تسک، و با نمایش گرافیکی درصد پیشرفت روی یک صفحه، دقیقاً همین شکاف را پر می‌کند. مدیر شرکت بدون نیاز به گزارش‌گیری جداگانه، وضعیت هر پروژه را می‌بیند و هر عضو تیم می‌داند دقیقاً چه تسکی بر عهده‌ی اوست.

اگر می‌خواهید ببینید این ماژول در عمل چگونه کار می‌کند، می‌توانید از طریق درخواست دمو رایگان با محیط واقعی نرم‌افزار آشنا شوید.

سوالات متداول

ماژول مدیریت پروژه آریا چه سطحی از جزئیات را پشتیبانی می‌کند؟

این ماژول امکان تعریف مراحل پروژه، تقسیم هر مرحله به بخش‌های کوچک‌تر و تسک‌های مشخص، و تعیین مسئول هر تسک را می‌دهد؛ یعنی هم دید کلان روی مراحل و هم دید دقیق روی تسک‌های تک‌تک افراد در دسترس است.

آیا می‌توان پیشرفت پروژه را بدون تهیه‌ی گزارش جداگانه دید؟

بله. همه‌ی ساختار پروژه به‌صورت گرافیکی روی یک صفحه قابل مشاهده است، به‌طوری‌که مدیر پروژه و مدیر شرکت درصد پیشرفت را در یک نگاه می‌بینند، بدون نیاز به گزارش‌گیری دستی.

آیا این ماژول بخشی از یک سامانه‌ی مستقل است یا با سایر بخش‌های نرم‌افزار ارتباط دارد؟

ماژول مدیریت پروژه بخشی از نرم افزار مدیریت شرکت آریا است که به‌صورت یکپارچه با سایر فرآیندهای سازمانی در کنار هم قرار می‌گیرند، نه به‌عنوان یک ابزار جدا و مستقل.