نرم افزار CRM برای شرکت‌های پیمانکاری

در شرکت‌های پیمانکاری، به‌ویژه پیمانکاری عمرانی و خدماتی، اداره منابع انسانی و پروژه‌ها ماهیتی متفاوت از یک شرکت اداری معمولی دارد. نیروی کار در چند کارگاه یا سایت پراکنده مشغول است، شیفت‌های کاری متغیرند، اضافه‌کار و مأموریت بخش جدایی‌ناپذیر عملکرد روزانه است و همزمان چند پروژه با مراحل اجرایی متفاوت پیش می‌رود. در چنین شرایطی، محاسبه دستی حقوق کارگران و کارکنان شیفتی، پیگیری وضعیت پروژه‌ها روی کاغذ یا فایل‌های اکسل پراکنده، و هماهنگی درخواست‌های داخلی کارگاه، هم زمان زیادی می‌گیرد و هم مستعد خطاست. نرم‌افزار CRM و اتوماسیون اداری آریا مجموعه‌ای از ابزارهای متصل به هم را در اختیار شرکت‌های پیمانکاری قرار می‌دهد تا این فرآیندها را از حالت پراکنده و دستی خارج کرده و در یک سیستم یکپارچه مدیریت کند. در ادامه، کاربرد واقعی این ابزارها را برای شرکت‌های پیمانکاری بررسی می‌کنیم.

محاسبه حقوق و دستمزد نیروی کار شیفتی و کارگاهی

ماژول حقوق و دستمزد آریا به‌طور مشخص برای کسب‌وکارهایی طراحی شده که نیروی کار شیفتی، پراکنده یا کارگاهی دارند؛ از جمله شرکت‌های پیمانکاری، کارخانه‌ها و مجموعه‌های تولیدی. این ماژول به دستگاه‌های حضور و غیاب ZKTeco (در چند مدل مختلف) متصل می‌شود و داده تردد کارگران و کارکنان را مستقیماً از دستگاه‌های نصب‌شده در کارگاه یا دفتر دریافت می‌کند. با این اتصال، نیازی به ثبت دستی ورود و خروج یا وارد کردن جداول حضور در اکسل نیست.

بر اساس همین داده تردد، سیستم محاسبه شیفت‌کاری، اضافه‌کار، مرخصی و مأموریت را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. این موضوع برای پیمانکارانی که کارگران را در شیفت‌های چرخشی یا ساعات نامنظم به کار می‌گیرند، اهمیت زیادی دارد؛ چراکه محاسبه دستی این موارد برای تعداد زیاد نفرات، هم زمان‌بر است و هم ریسک خطای محاسباتی دارد.

علاوه بر اجزای اصلی حقوق، ماژول حقوق و دستمزد آریا موارد زیر را نیز پوشش می‌دهد:

• وام و مساعده کارکنان با محاسبه و کسر اقساط به‌صورت خودکار در فیش حقوقی
• پایه سنوات بر اساس سابقه کار هر فرد
• حق مسکن، حق اولاد، حق تأهل و حق خواروبار
• محاسبه بیمه و مالیات طبق قواعد تعریف‌شده
• صدور فیش حقوقی نهایی برای هر پرسنل

حاصل این فرآیند، خروجی دقیقی از حقوق هر نفر است که مبنای آن داده واقعی تردد و قوانین از پیش تعریف‌شده سازمان است، نه محاسبه دستی جداگانه برای هر کارگاه یا هر پروژه.

پیگیری پروژه‌ها از تعریف تا اتمام

شرکت‌های پیمانکاری معمولاً به‌صورت هم‌زمان چند پروژه را در دست اجرا دارند که هرکدام در مرحله متفاوتی از چرخه اجرا قرار دارند. ماژول مدیریت پروژه آریا امکان تعریف هر پروژه را به‌صورت مجزا فراهم می‌کند و مراحل اجرای آن را می‌توان به‌طور مشخص ثبت کرد. این ساختار به تیم مدیریت اجازه می‌دهد بدون نیاز به گزارش‌های پراکنده تلفنی یا واتس‌اپی، وضعیت واقعی هر پروژه را در سیستم ببیند.

یکی از قابلیت‌های کاربردی این ماژول، نمایش درصد پیشرفت به‌صورت گرافیکی است. این نمایش بصری کمک می‌کند مدیران پروژه و مدیریت ارشد، بدون نیاز به بررسی جزئیات هر مرحله، در یک نگاه بفهمند کدام پروژه‌ها طبق برنامه پیش می‌روند و کدام‌ها نیاز به پیگیری بیشتری دارند. برای شرکتی که چند کارگاه را همزمان مدیریت می‌کند، همین شفافیت در گزارش پیشرفت، تفاوت زیادی در سرعت تصمیم‌گیری ایجاد می‌کند.

مدیریت درخواست‌ها و فرآیندهای داخلی کارگاه

بخش قابل توجهی از زمان تیم‌های اجرایی در پیمانکاری، صرف رفت‌وبرگشت درخواست‌ها و تأییدیه‌ها می‌شود؛ درخواست خرید تجهیزات کارگاهی، درخواست مرخصی کارگران، یا گزارش روزانه کارگاه که باید به دفتر مرکزی ارسال شود. آریا برای این نیاز، دو ابزار مکمل ارائه می‌دهد: فرم‌ساز و گردش کار (BPMS).

با فرم‌ساز آریا، می‌توان بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرم‌های اختصاصی متناسب با نیاز واقعی هر کارگاه ساخت. برای مثال، فرم درخواست خرید تجهیزات، فرم درخواست مرخصی کارگری، یا فرم گزارش روزانه کارگاه را می‌توان دقیقاً مطابق فیلدهایی که شرکت نیاز دارد طراحی کرد. این فرم‌ها جایگزین کاغذبازی یا پیام‌های پراکنده در گروه‌های ارتباطی می‌شوند و اطلاعات را به‌صورت ساخت‌یافته در سیستم ثبت می‌کنند.

پس از ثبت این درخواست‌ها، ماژول گردش کار امکان طراحی فرآیندهای چندمرحله‌ای با گردش تأیید را فراهم می‌کند. برای نمونه، تأیید صورت‌وضعیت یک پروژه یا تأیید یک درخواست خرید می‌تواند از کارگاه شروع شود، به مسئول مربوطه برسد، و پس از تأیید نهایی در دفتر مرکزی ثبت شود؛ همه این مراحل با ثبت زمان و مسئول هر مرحله، به‌طور شفاف قابل پیگیری است. این یعنی به جای پیگیری تلفنی وضعیت یک درخواست، هر ذی‌نفع می‌تواند در هر لحظه ببیند درخواست در کدام مرحله از فرآیند تأیید قرار دارد.

در کنار این دو ابزار، ماژول ورود و خروج پرسنل هم به‌طور مستقل امکان ثبت و پیگیری حضور و غیاب را فراهم می‌کند که پایه اصلی محاسبات حقوق و دستمزد نیز از همین داده تأمین می‌شود.

پیگیری مناقصات و پیشنهادهای فروش

در بسیاری از شرکت‌های پیمانکاری، ورودی اصلی پروژه‌های جدید از طریق مناقصه یا ارسال پیشنهاد قیمت به کارفرمایان است. ماژول فرصت‌های فروش آریا امکان پیگیری این مناقصات و پیشنهادها را به‌عنوان یک سرنخ فروش فراهم می‌کند؛ از لحظه شناسایی فرصت تا مرحله نهایی انعقاد قرارداد. این یعنی تیم فروش یا مدیریت پروژه می‌تواند در یک نگاه ببیند چه تعداد مناقصه در جریان است، هرکدام در چه مرحله‌ای قرار دارند و احتمال تبدیل هرکدام به قرارداد چقدر است.

در کنار این، ماژول گزارش‌گیری آریا امکان تهیه گزارش و نمودار سفارشی را فراهم می‌کند. مدیریت می‌تواند بر اساس داده‌های ثبت‌شده در سیستم، گزارش‌هایی متناسب با نیاز خود از وضعیت مناقصات، پیشرفت پروژه‌ها یا هزینه‌های نیروی انسانی تهیه کند، بدون آنکه نیاز به استخراج و ترکیب دستی داده از چند فایل جداگانه باشد.

این نرم‌افزار برای چه نوع پیمانکارانی مناسب است؟

صداقت در معرفی یک ابزار نرم‌افزاری همان‌قدر مهم است که معرفی قابلیت‌های آن. آریا یک نرم‌افزار CRM و اتوماسیون اداری با یک ماژول حقوق و دستمزد قدرتمند برای نیروی کار شیفتی و کارگاهی است؛ این نرم‌افزار برای شرکت‌های پیمانکاری، پیمانکاران خدماتی و مجموعه‌هایی که تعداد قابل توجهی نیروی انسانی شیفتی یا پراکنده دارند و نیاز به مدیریت دقیق حضور و غیاب، محاسبه حقوق، پیگیری پروژه و فرآیندهای تأیید داخلی دارند، گزینه مناسبی است.

در مقابل، آریا نرم‌افزار متره و برآورد، مدیریت تجهیزات و ماشین‌آلات، مدیریت پیمانکاران فرعی یا ابزار BIM نیست. اگر نیاز اصلی شرکت شما محاسبات فنی مهندسی، مدیریت ناوگان ماشین‌آلات، یا ابزارهای تخصصی مدل‌سازی اطلاعات ساختمان است، این نیازها خارج از دامنه این نرم‌افزار قرار می‌گیرد و باید با ابزارهای تخصصی همان حوزه تأمین شود. تصمیم درست، ترکیب ابزار تخصصی فنی با یک سیستم اداری و منابع انسانی قوی مثل آریا برای بخش‌های مدیریتی، مالی و اجرایی شرکت است.

پرسش‌های متداول

آیا نرم‌افزار آریا با دستگاه‌های حضور و غیاب موجود در کارگاه سازگار است؟
بله، ماژول حقوق و دستمزد آریا به دستگاه‌های حضور و غیاب ZKTeco در چند مدل مختلف متصل می‌شود و داده تردد را مستقیماً از این دستگاه‌ها دریافت و پردازش می‌کند.

آیا این نرم‌افزار می‌تواند متره و برآورد یا هزینه فنی پروژه را محاسبه کند؟
خیر، آریا یک نرم‌افزار CRM و اتوماسیون اداری است و محاسبات فنی مهندسی مانند متره و برآورد در حوزه این نرم‌افزار قرار نمی‌گیرد. کاربرد اصلی آن، مدیریت پروژه، حقوق و دستمزد نیروی شیفتی، فرآیندهای داخلی و پیگیری فروش است.

آیا برای شرکتی با چند کارگاه و پروژه همزمان مناسب است؟
بله، ماژول مدیریت پروژه امکان تعریف هر پروژه به‌طور مجزا و پیگیری درصد پیشرفت هرکدام را فراهم می‌کند و ماژول حقوق و دستمزد نیز می‌تواند حضور و غیاب و محاسبات نیروی کار را در چند کارگاه به‌طور همزمان پردازش کند.

اگر شرکت شما با چالش مدیریت نیروی کار شیفتی، پیگیری همزمان چند پروژه و هماهنگی درخواست‌های داخلی کارگاه روبه‌رو است، بهتر است پیش از تصمیم‌گیری، عملکرد واقعی سیستم را ببینید. برای آشنایی دقیق‌تر با نرم افزار حقوق و دستمزد آریا و نحوه اتصال آن به دستگاه‌های حضور و غیاب کارگاهی، یا مرور کامل ماژول‌های آریا شامل مدیریت پروژه، فرم‌ساز، گردش کار و فرصت‌های فروش، می‌توانید مستندات مربوطه را بررسی کنید. برای مشاهده عملی این قابلیت‌ها روی داده و سناریوی واقعی کسب‌وکار خود، می‌توانید درخواست دمو رایگان ثبت کنید.