اتصال API نرم افزار CRM آریا به سایر نرم‌افزارهای سازمان

در بیشتر سازمان‌های ایرانی، چند نرم‌افزار مجزا به‌صورت هم‌زمان کار می‌کنند: یک سیستم حسابداری برای ثبت اسناد مالی، یک نرم‌افزار حضور و غیاب برای ورود و خروج کارکنان، یک فروشگاه اینترنتی یا سایت شرکتی برای دریافت سفارش و درخواست، و در بسیاری موارد یک سیستم تیکتینگ جداگانه برای پشتیبانی مشتریان. هرکدام از این ابزارها به‌تنهایی کار خودش را درست انجام می‌دهد، اما وقتی اطلاعات میان آن‌ها جریان پیدا نمی‌کند، بار دوباره‌کاری روی دوش نیروی انسانی می‌افتد. کارشناس مالی باید ساعات کارکرد را از یک سیستم بردارد و دستی در سیستم حقوق وارد کند؛ کارشناس فروش باید سفارش ثبت‌شده در سایت را دستی در CRM بازنویسی کند؛ و کارشناس پشتیبانی باید بین دو یا سه پنجره مختلف جابه‌جا شود تا سابقه یک مشتری را کامل ببیند.

این دوباره‌کاری فقط مسئله وقت نیست. هر بار که داده به‌صورت دستی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل می‌شود، احتمال خطای انسانی هم وارد می‌شود؛ یک رقم اشتباه در محاسبه حقوق، یک شماره تماس ثبت‌نشده، یک سفارش که در سامانه دوم اصلاً ثبت نمی‌شود. راه‌حل درست، حذف واسطه انسانی از این انتقال‌هاست، نه افزایش دقت او. اینجاست که یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها از طریق API معنا پیدا می‌کند؛ به‌جای آنکه سیستم‌ها جزیره‌های مجزا بمانند، مستقیماً با یکدیگر داده رد و بدل می‌کنند.

نرم افزار CRM آریا از ابتدا با این نگاه طراحی شده که یک سامانه بسته و جدا از بقیه زیرساخت فناوری سازمان نباشد. به همین دلیل دو مسیر رسمی برای اتصال به سایر نرم‌افزارها در آن پیش‌بینی شده است؛ یکی برای توسعه‌دهندگانی که می‌خواهند روی داده‌های CRM نرم‌افزار سفارشی بسازند، و دیگری یک API مستندشده و آماده برای ارسال اطلاعات از بیرون به داخل CRM. در ادامه هر دو مسیر را با جزئیات فنی دقیق بررسی می‌کنیم و نمونه‌های واقعی از اتصال به نرم‌افزارهای دیگر سازمان را هم می‌بینیم.

دو مسیر رسمی برای اتصال به CRM آریا

پیش از ورود به جزئیات فنی، لازم است تفاوت این دو مسیر روشن شود، چون کاربرد هرکدام متفاوت است.

مسیر اول، API اختصاصی دریافت اطلاعات است. این API برای زمانی طراحی شده که تیم فنی سازمان بخواهد بدون نیاز به درک ساختار داخلی و کدهای CRM، نرم‌افزار یا سرویس مستقلی بسازد که روی داده‌های ثبت‌شده در آریا کار می‌کند. با این API، تمام اطلاعات ثبت‌شده در سامانه با فیلترهای دلخواه و به‌صورت امن قابل دریافت است. کاربردهای رایج این مسیر شامل ساخت اپلیکیشن موبایل اختصاصی برای تیم فروش، اتصال CRM به ربات تلگرام برای اطلاع‌رسانی خودکار، طراحی یک پرتال مشتریان کاملاً مجزا از پنل اصلی، و اتصال فرم استخدام سایت شرکت به سامانه برای ثبت خودکار متقاضیان است. در همه این سناریوها، نرم‌افزار مقصد داده را از CRM می‌خواند یا در آن ثبت می‌کند، بدون آنکه توسعه‌دهنده لازم باشد وارد کدهای داخلی سیستم شود.

مسیر دوم، API رسمی و مستندشده «ارسال فرم» است. این API دقیقاً برای یک هدف مشخص طراحی شده: ارسال داده از یک منبع بیرونی (مثل یک فرم در سایت، یک صفحه فرود، یک اپلیکیشن جانبی) به یک فرم مشخص در فرم‌ساز CRM آریا. برخلاف مسیر اول که بیشتر برای خواندن و توسعه سفارشی است، این مسیر یک نقطه ورودی ساده و از پیش تعریف‌شده برای ثبت اطلاعات است. در بخش بعد جزئیات کامل این API را می‌بینیم.

جزئیات فنی API ارسال فرم

API ارسال فرم آریا از طریق یک آدرس ثابت روی دامنه اختصاصی هر سازمان در دسترس است و درخواست باید به روش POST ارسال شود. آدرس کلی این API به شکل زیر است:

https://دامنه-شما/api.php

این API سه پارامتر اجباری دارد که بدون آن‌ها درخواست معتبر شناخته نمی‌شود:

• key: کلید امنیتی اختصاصی سازمان که هویت درخواست را تأیید می‌کند.
• userid: شناسه کاربری در CRM که فرم به نام او ثبت خواهد شد؛ یعنی داده دریافتی به کدام کاربر یا مسئول در سامانه نسبت داده می‌شود.
• formid: شناسه فرم مقصد در فرم‌ساز آریا؛ همان فرمی که ساختار فیلدهایش از قبل در CRM تعریف شده است.

علاوه بر این سه پارامتر اجباری، هر تعداد پارامتر اختیاری دیگر می‌توان ارسال کرد که نامک همان فیلدهای تعریف‌شده در فرم مقصد است؛ برای مثال name برای نام، mobile برای شماره تماس، یا email برای آدرس ایمیل، بسته به اینکه فرم مقصد چه فیلدهایی دارد. به بیان دیگر، ساختار داده کاملاً از فرم‌ساز CRM پیروی می‌کند و توسعه‌دهنده باید پیش از پیاده‌سازی، نام فیلدهای فرم موردنظر را از فرم‌ساز استخراج کند.

یک نمونه ساده از درخواست POST به این API، با یک دامنه و کلید نمونه (غیرواقعی)، به شکل زیر است:

POST /api.php HTTP/1.1
Host: crm.example-company.ir
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded

key=SAMPLE-SECRET-KEY-1234&userid=15&formid=8&name=علی+رضایی&mobile=09120000000&email=ali@example.com

در پاسخ به یک درخواست معتبر، سرور صرفاً رشته متنی ok را برمی‌گرداند که نشان‌دهنده ثبت موفق اطلاعات در فرم مقصد است. اگر کلید امنیتی نامعتبر باشد یا اطلاعات ارسالی ناقص باشد، به‌جای این رشته یک پیام خطا بازگردانده می‌شود که علت رد شدن درخواست را مشخص می‌کند.

یک نکته امنیتی رسمی و مهم درباره این API وجود دارد که هر تیم فنی باید آن را جدی بگیرد: کلید امنیتی هرگز نباید در کدی قرار بگیرد که برای کاربر نهایی قابل مشاهده است. یعنی این کلید نباید در جاوااسکریپت سمت کاربر، در HTML صفحه، یا در هر بخشی از سایت که از طریق مرورگر قابل بازبینی است درج شود. روش درست، فراخوانی این API از سمت سرور است؛ یعنی وقتی کاربر فرمی را در سایت پر می‌کند، ابتدا داده به سرور خود سازمان می‌رسد و سپس همان سرور، با کلید امنیتی که فقط در پیکربندی سمت سرور نگهداری می‌شود، درخواست را به API آریا ارسال می‌کند. رعایت نکردن این نکته می‌تواند به افشای کلید و امکان ارسال داده جعلی به CRM منجر شود.

نمونه‌های واقعی یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر سازمان

فراتر از این دو API مشخص، هسته سامانه آریا به‌گونه‌ای طراحی شده که بتواند به بسیاری از نرم‌افزارهای دیگر متصل شود و اطلاعات آن‌ها را دریافت، آنالیز یا حتی تغییر دهد. این یعنی یکپارچه‌سازی در آریا محدود به یک فرم یا یک فرمت ثابت نیست، بلکه بسته به نیاز هر سازمان و ساختار نرم‌افزار مقابل، قابل توسعه است. چند نمونه واقعی و رایج از این نوع اتصال به شرح زیر است.

اتصال به نرم‌افزار حضور و غیاب برای محاسبه خودکار حقوق. در بسیاری از سازمان‌ها، دستگاه یا نرم‌افزار حضور و غیاب کاملاً مجزا از سیستم حقوق و دستمزد کار می‌کند و هر ماه کارشناس منابع انسانی باید گزارش ساعات کاری را از یک سیستم استخراج و در سیستم دیگر وارد کند. با اتصال نرم‌افزار حضور و غیاب به CRM آریا، داده‌های ورود و خروج کارکنان مستقیماً به سامانه منتقل می‌شود و محاسبه حقوق بر اساس همین داده به‌صورت خودکار انجام می‌گیرد. این یعنی حذف یک مرحله دستی حساس که هم زمان‌بر است و هم مستعد خطا.

اتصال به نرم‌افزار مالی و حسابداری برای محاسبه سود و زیان هر پروژه. وقتی اطلاعات هزینه و درآمد هر پروژه در یک نرم‌افزار حسابداری جداگانه ثبت می‌شود، تحلیل سودآوری هر پروژه در کنار داده‌های فروش و مشتری در CRM دشوار می‌شود. اتصال این دو سامانه امکان می‌دهد اطلاعات مالی هر پروژه در کنار سابقه فروش و ارتباط با مشتری دیده شود و محاسبه سود و زیان بدون نیاز به تطبیق دستی دو گزارش جداگانه انجام شود.

اتصال به پرتال مشتریان برای نمایش فاکتور. برخی سازمان‌ها ترجیح می‌دهند مشتریان خود فاکتورها و سابقه پرداخت‌شان را در یک پرتال مستقل ببینند، بدون آنکه به پنل داخلی CRM دسترسی داشته باشند. در این حالت می‌توان اطلاعات فاکتور را از CRM به آن پرتال منتقل کرد تا مشتری همیشه آخرین وضعیت مالی خود را در محیطی جدا و مخصوص خودش مشاهده کند، در حالی که داده اصلی همچنان در CRM مدیریت می‌شود.

اتصال به سیستم تیکت پشتیبانی مشتریان. در سازمان‌هایی که سیستم تیکتینگ جداگانه‌ای برای پشتیبانی دارند، اتصال آن به CRM باعث می‌شود کارشناس پشتیبانی هنگام باز کردن یک تیکت، بلافاصله سابقه کامل مشتری در CRM را هم در اختیار داشته باشد؛ بدون نیاز به جابه‌جایی بین دو سیستم برای پیدا کردن اینکه این مشتری قبلاً چه خریدی داشته یا چه مکاتباتی با تیم فروش انجام داده است.

اتصال سایت یا فروشگاه اینترنتی به CRM. اگر سایت یا فروشگاه سازمان دارای API باشد یا با PHP یا وردپرس نوشته شده باشد، امکان دریافت و یکی‌کردن اطلاعات آن با CRM وجود دارد. برای مثال، سفارش‌های ثبت‌شده در فروشگاه یا درخواست‌های ارسالی از فرم‌های سایت می‌تواند مستقیماً وارد CRM شود تا کارشناسان فروش یا پشتیبانی ادامه فرآیند پیگیری را از همان محیط CRM انجام دهند، بدون آنکه لازم باشد به‌صورت جداگانه وارد پنل مدیریت سایت شوند.

اتصال مرکز تلفن (VOIP) به CRM. یکی از پرکاربردترین یکپارچه‌سازی‌ها، اتصال مرکز تلفن سازمان به CRM است. با این اتصال، هنگام دریافت هر تماس، نام تماس‌گیرنده و آخرین وضعیت او در سامانه به‌صورت خودکار روی صفحه کارشناس نمایش داده می‌شود. کارشناس می‌تواند حین تماس یادداشت ثبت کند، و اگر شماره تماس‌گیرنده در لیست موجود نبود، یک سرنخ جدید به‌صورت خودکار در CRM ایجاد می‌شود. این یعنی هیچ تماسی، حتی از یک شماره ناشناس، بدون ثبت در سیستم باقی نمی‌ماند.

اتصال واتس‌اپ به CRM و سایت. در کنار تماس تلفنی، اتصال واتس‌اپ به CRM هم یکی از مسیرهای رایج ارتباط با مشتری در سازمان‌های ایرانی است. با این اتصال، پیام‌های واتس‌اپی هم می‌تواند در کنار سایر کانال‌های ارتباطی مشتری در سامانه دیده و پیگیری شود، به‌جای آنکه در یک اپلیکیشن کاملاً جدا و بی‌ارتباط با سابقه فروش باقی بماند.

نکته مشترک همه این نمونه‌ها این است که اطلاعات به‌جای پراکنده ماندن در چند سامانه مستقل، در یک نقطه مرکزی، یعنی نرم افزار CRM آریا، جمع می‌شود؛ نه به این معنا که همه چیز باید داخل CRM انجام شود، بلکه به این معنا که هر سیستم تخصصی خودش (حسابداری، حضور و غیاب، تلفن، تیکتینگ) کار خودش را انجام می‌دهد و نتیجه آن، بدون دخالت دستی، در جایی که تیم فروش و مدیریت روزانه با آن کار می‌کند در دسترس قرار می‌گیرد.

این یکپارچه‌سازی به چه چیزی نیاز دارد

صداقت در این بخش مهم است: هیچ‌کدام از این اتصال‌ها یک دکمه آماده «اتصال با یک کلیک» نیست. اتصال به نرم‌افزار حضور و غیاب، سیستم مالی، مرکز تلفن یا فروشگاه اینترنتی، نیازمند دانش فنی و معمولاً حضور یک توسعه‌دهنده است که از یک طرف با ساختار API آریا آشنا باشد و از طرف دیگر بداند نرم‌افزار مقابل چه داده‌ای و در چه فرمتی ارائه می‌دهد. آریا هیچ ادعایی درباره اتصال از پیش پیکربندی‌شده به نرم‌افزارهای تجاری خاص ندارد؛ آنچه فراهم است، یک زیرساخت API باز و مستندشده است که روی آن می‌توان اتصال سفارشی متناسب با نیاز هر سازمان را پیاده‌سازی کرد.

این رویکرد در بلندمدت انعطاف بیشتری به سازمان می‌دهد، چون هر سازمان معمولاً ترکیب متفاوتی از نرم‌افزارها را استفاده می‌کند و یک اتصال از پیش ساخته‌شده برای یک نرم‌افزار خاص، لزوماً برای همه کاربردها مناسب نیست. با این حال، این بدان معناست که پیاده‌سازی نیازمند برنامه‌ریزی، زمان توسعه و آزمایش است، نه فعال‌سازی یک تنظیم آماده در پنل مدیریت.

در عمل، مسیر معمول یک پروژه یکپارچه‌سازی این‌گونه است: ابتدا مشخص می‌شود چه داده‌ای باید از کدام سیستم به کدام سیستم منتقل شود و با چه تناوبی (لحظه‌ای، هر چند دقیقه یک‌بار، یا روزانه)؛ سپس توسعه‌دهنده مستندات API هر دو سامانه را بررسی می‌کند تا فرمت داده و روش احراز هویت هرکدام را بشناسد؛ در مرحله بعد یک اسکریپت یا سرویس واسط نوشته می‌شود که این انتقال را انجام می‌دهد؛ و در نهایت پیش از استفاده در محیط واقعی، اتصال با داده آزمایشی تست می‌شود تا از صحت انتقال و رعایت نکات امنیتی مثل نگهداری کلید فقط در سمت سرور اطمینان حاصل شود. این فرآیند معمولاً چند روز تا چند هفته زمان می‌برد، بسته به پیچیدگی داده و تعداد سیستم‌های درگیر، و طبیعی است که نیاز به هماهنگی بین تیم فنی داخلی سازمان و تیم پشتیبانی آریا داشته باشد.

ارزش این سرمایه‌گذاری زمانی روشن می‌شود که آن را با هزینه پنهان ادامه وضعیت فعلی مقایسه کنیم. اگر هر ماه چند ساعت از وقت کارشناسان صرف انتقال دستی داده بین سیستم‌ها شود، این هزینه در طول یک سال قابل توجه است، و به آن باید ریسک خطای انسانی و تأخیر در به‌روزرسانی اطلاعات را هم اضافه کرد. یکپارچه‌سازی یک‌بار پیاده‌سازی می‌شود، اما اثر آن روی دقت و سرعت جریان اطلاعات در سازمان تا زمانی که آن سیستم‌ها استفاده می‌شوند باقی می‌ماند.

سوالات متداول

آیا CRM آریا به‌صورت پیش‌فرض به نرم‌افزار حسابداری یا حضور و غیاب ما متصل است؟

خیر. هیچ اتصال از پیش پیکربندی‌شده‌ای به نرم‌افزار خاصی وجود ندارد. زیرساخت API برای این کار در آریا فراهم است، اما اتصال واقعی به نرم‌افزار حسابداری یا حضور و غیاب سازمان شما نیازمند پیاده‌سازی اختصاصی توسط تیم فنی یا توسعه‌دهنده است.

برای استفاده از API ارسال فرم، چه چیزی لازم است بدانیم؟

باید شناسه کاربر مقصد (userid) و شناسه فرم مقصد (formid) را از تنظیمات CRM خود داشته باشید، کلید امنیتی اختصاصی سازمان را در اختیار داشته باشید و نامک فیلدهای همان فرم را از فرم‌ساز استخراج کنید. سپس با یک درخواست POST به آدرس api.php، داده به فرم مقصد ارسال می‌شود.

آیا امکان دریافت اطلاعات از CRM برای ساخت یک اپلیکیشن یا پرتال مجزا وجود دارد؟

بله، دقیقاً همین کاربرد مسیر اول است. با API اختصاصی دریافت اطلاعات آریا، می‌توان بدون نیاز به دسترسی یا درک کدهای داخلی CRM، تمام داده‌های ثبت‌شده را با فیلتر دلخواه دریافت کرد و روی آن اپلیکیشن موبایل، ربات تلگرام یا پرتال مشتریان مستقل ساخت.

اگر سازمان شما هم با چند نرم‌افزار جدا کار می‌کند و می‌خواهید داده‌ها بدون دوباره‌کاری بین آن‌ها جریان پیدا کند، بهترین قدم اول این است که ساختار API آریا را با تیم فنی خود بررسی کنید و ببینید کدام اتصال بیشترین بازدهی را برای فرآیندهای فعلی شما دارد. برای دیدن نحوه کار نرم افزار CRM آریا در عمل و بررسی امکانات آن از نزدیک، می‌توانید دمو رایگان را رزرو کنید، و برای مطالعه کامل مستندات فنی و جزئیات بیشتر API، به مستندات API آریا مراجعه کنید. همچنین فهرست کامل قابلیت‌های سامانه را در امکانات نرم افزار CRM می‌توانید ببینید.