نرم افزار CRM برای باشگاههای ورزشی و مراکز تفریحی
در باشگاههای ورزشی و مراکز تفریحی، درآمد ماهانه تا حد زیادی به تمدید عضویت اعضای فعلی وابسته است، نه فقط جذب عضو جدید. با این حال در بسیاری از این مجموعهها، اطلاعات اعضا در دفاتر کاغذی، فایل اکسل جداگانه یا حافظه مسئول پذیرش پراکنده است. وقتی تاریخ انقضای بسته یک عضو فرا میرسد و کسی به او یادآوری نمیکند، آن عضو معمولاً بدون اطلاعرسانی قبلی از باشگاه خارج میشود و برگرداندنش به مراتب سختتر و پرهزینهتر از تمدید بهموقع عضویت اوست. همین موضوع، یعنی ریزش خاموش اعضا، یکی از پرتکرارترین چالشهای مالی باشگاهها و مراکز تفریحی است. نرمافزار CRM آریا برای حل دقیقاً همین مسئله طراحی شده است؛ نه با اضافهکردن ابزارهای عمومی مدیریت باشگاه، بلکه با متمرکزکردن اطلاعات اعضا، پیگیری علاقهمندان و یادآوری منظم تمدید عضویت در یک سیستم واحد.
یادآوری خودکار تمدید عضویت با باشگاه مشتریان
ماژول باشگاه مشتریان مهمترین بخش این نرمافزار برای باشگاههای ورزشی است. با ثبت هر عضو در این ماژول، تاریخ شروع و پایان عضویت او در سیستم مشخص میشود و پیش از رسیدن تاریخ انقضا، یادآوری تمدید عضویت بهصورت خودکار برای تیم فروش یا پذیرش فعال میشود. این یعنی مسئولیت بهیادآوردن تمدید هر عضو از دوش حافظه انسانی برداشته میشود و به یک فرایند سیستمی تبدیل میشود که در هر روز کاری، لیست دقیقی از اعضایی که باید با آنها تماس گرفته شود، در اختیار تیم قرار میدهد.
در کنار یادآوری تمدید، باشگاه مشتریان امکان سطحبندی و امتیازدهی اعضا را نیز فراهم میکند. بر همین اساس، باشگاه میتواند اعضا را بر مبنای سابقه عضویت، میزان تعامل یا هر معیار داخلی دیگری دستهبندی کند و برخورد و اولویت پیگیری را متناسب با جایگاه هر عضو تنظیم کند. برای اعضایی که چند دوره متوالی تمدید کردهاند، تیم میتواند اولویت پاسخگویی متفاوتی نسبت به اعضای تازهوارد در نظر بگیرد؛ همه اینها بر اساس داده واقعی ثبتشده در سیستم، نه حدس و حافظه.
برای مراکزی که علاوه بر عضویت سالانه یا فصلی، بستههای دورهای کوتاهمدت مثل کلاس ماهانه یا اشتراک استخر ارائه میدهند، ماژول سرویسهای دورهای مکمل باشگاه مشتریان عمل میکند. این ماژول بهطور مشخص برای یادآوری خودکار تمدید بسته یا اشتراک دورهای طراحی شده است و مانع از آن میشود که یک اشتراک ماهانه بدون اطلاع مشتری منقضی شود و او فکر کند خودش تصمیم به قطع همکاری گرفته است.
پیگیری علاقهمندان تا ثبتنام نهایی
پیش از آنکه فردی به عضو رسمی باشگاه تبدیل شود، معمولاً چند مرحله تماس، مراجعه حضوری یا پرسش درباره تعرفهها طی میشود. اگر این مراحل پیگیری نشوند، بخش قابلتوجهی از افراد علاقهمند بدون ثبتنام از فرایند خارج میشوند. ماژول فرصتهای فروش دقیقاً برای مدیریت همین مرحله در نظر گرفته شده است. هر فرد علاقهمند بهعنوان یک سرنخ در سیستم ثبت میشود و مراحل پیگیری او، از تماس اول تا مشاوره حضوری و در نهایت ثبتنام، بهصورت شفاف قابل مشاهده است.
این شفافیت به مدیر باشگاه امکان میدهد بداند چند نفر در مرحله بررسی تعرفه هستند، چند نفر منتظر تماس بعدیاند و کدام سرنخها بدون پیگیری رها شدهاند. برای جمعآوری اطلاعات اولیه این علاقهمندان، از ماژول فرمساز میتوان فرم ثبتنام یا فرم درخواست مشاوره رایگان ساخت. این فرم میتواند در وبسایت باشگاه یا صفحات معرفی مجموعه قرار گیرد و اطلاعات هر مراجعهکننده مستقیماً بهعنوان یک فرصت فروش جدید در سیستم ثبت شود، بدون نیاز به وارد کردن دستی اطلاعات از روی فرم کاغذی یا پیام تلفنی.
صدور پیشفاکتور برای بستههای عضویت
وقتی یک عضو جدید یا سرنخ آماده تصمیمگیری نهایی است، ارائه سریع و دقیق قیمت بخشی از حرفهایبودن فرایند فروش محسوب میشود. با استفاده از پیشفاکتور ساز آنلاین، تیم فروش باشگاه میتواند برای هر بسته عضویت، اشتراک دورهای یا خدمات جانبی، پیشفاکتور رسمی و دقیق صادر کند. این پیشفاکتور میتواند بهسرعت برای مشتری ارسال شود و مبنای تصمیم نهایی او برای پرداخت و ثبتنام قرار گیرد.
مزیت این فرایند در باشگاهها، ثبتشدن هر پیشفاکتور در همان پرونده مشتری در سیستم است. بنابراین وقتی یک عضو تصمیم به تمدید یا ارتقای بسته خود میگیرد، سابقه پرداختها و پیشفاکتورهای پیشین او در دسترس تیم قرار دارد و نیازی به جستوجو در دفاتر جداگانه یا فایلهای پراکنده نیست.
این نرمافزار چه چیزی هست و چه چیزی نیست؟
برای جلوگیری از هرگونه برداشت نادرست، لازم است بهروشنی مرز قابلیتهای این سیستم مشخص شود. نرمافزار CRM آریا یک ابزار مدیریت ارتباط با اعضا و پیگیری فروش و تمدید عضویت است. این سیستم اطلاعات هر عضو، تاریخهای تمدید، پیگیری سرنخها و پیشفاکتورهای مالی را در یک محل واحد جمعآوری و در زمان مناسب یادآوری میکند.
این نرمافزار جایگزین سیستم کنترل تردد اعضا با کارت یا دستگاه بیومتریک نیست و چنین قابلیتی در آن وجود ندارد. همچنین این سیستم اپلیکیشن اختصاصی برای اعضای باشگاه ارائه نمیدهد و برنامه تمرینی هوشمند یا ابزارهای تخصصی مربیگری نیز جزو امکانات آن نیست. اگر باشگاهی به این ابزارها نیاز دارد، باید آنها را جداگانه و در کنار CRM آریا به کار بگیرد. نقش اصلی این نرمافزار، اطمینان از این است که هیچ عضوی بهدلیل فراموشی تمدید عضویت از دست نرود و هیچ فرد علاقهمندی بدون پیگیری رها نشود.
پرسشهای متداول
آیا این سیستم به کارتخوان یا دستگاه ورود و خروج باشگاه متصل میشود؟
خیر. کنترل تردد فیزیکی اعضا خارج از دامنه این نرمافزار است. نرمافزار CRM آریا روی مدیریت اطلاعات عضویت، یادآوری تمدید و پیگیری فروش تمرکز دارد.
آیا میتوان برای بستههای ماهانه، فصلی و سالانه بهطور همزمان یادآوری تنظیم کرد؟
بله. ترکیب باشگاه مشتریان برای عضویتهای بلندمدت و سرویسهای دورهای برای اشتراکهای کوتاهمدت، امکان پوشش انواع بستههای رایج در باشگاهها و مراکز تفریحی را فراهم میکند.
اطلاعات علاقهمندانی که هنوز ثبتنام نکردهاند کجا نگهداری میشود؟
این افراد در ماژول فرصتهای فروش بهعنوان سرنخ ثبت میشوند و مراحل پیگیری آنها تا لحظه ثبتنام نهایی یا انصراف قابل پیگیری است.
برای باشگاهها و مراکز تفریحی که میخواهند ریزش اعضا را کاهش دهند و فرایند فروش و تمدید عضویت را از حالت پراکنده و وابسته به حافظه افراد خارج کنند، بررسی دقیقتر نرم افزار CRM آریا نقطه شروع مناسبی است. برای دیدن نحوه عملکرد ماژول باشگاه مشتریان، سرویسهای دورهای و پیشفاکتور ساز روی دادههای واقعی مجموعه خودتان، میتوانید درخواست دمو رایگان ثبت کنید.