نرم افزار دبیرخانه و بایگانی رایگان
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آریا بخشی از نرم افزار اتوماسیون اداری آریا است که همه نامههای وارده، صادره و داخلی سازمان را بهصورت الکترونیک ثبت، شمارهگذاری، ارجاع و بایگانی میکند. این سامانه تحت وب است؛ یعنی بدون نصب نرمافزار، از مرورگر کامپیوتر یا موبایل در دسترس است. ماژول دبیرخانه و دفتر اندیکاتور در نسخه ابری رایگان آریا هم وجود دارد و برای شروع هزینهای ندارد.
نرم افزار دبیرخانه چیست؟
نرم افزار دبیرخانه جایگزین دفتر ثبت کاغذی، پروندههای فیزیکی و پرینت نامههاست. هر نامه در لحظه ثبت یک شماره و تاریخ منحصربهفرد میگیرد، مشخص میشود از کدام سازمان یا مخاطب آمده یا برای چه کسی ارسال شده، و مسیر رسیدگی به آن تا پایان قابل پیگیری است. به این ترتیب کاری که پیشتر با دفترچه اندیکاتور، کپی نامه و قفسه بایگانی انجام میشد، در یک سامانه و با سرعت بسیار بیشتر انجام میشود.
اگر مرز میان این دو مفهوم برایتان روشن نیست، مقاله تفاوت دفتر اندیکاتور و دبیرخانه را بخوانید.
امکانات نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آریا
ثبت و شمارهگذاری خودکار نامهها
نامههای ارسالی و دریافتی، چه از طریق پست، چه فکس و چه ایمیل، در دبیرخانه ثبت و بهصورت خودکار شمارهگذاری میشوند. نامههایی که از طریق فکس یا ایمیل دریافت یا ارسال میشوند حتی نیازی به ثبت دستی ندارند و سامانه خودش آنها را ثبت میکند. روش کامل کار را در راهنمای ثبت نامه در دفتر اندیکاتور ببینید.
ساخت نامه با سربرگ، مهر و امضای الکترونیک
با ماژول پیشنویس نامه دیگر نیازی به Microsoft Word نیست: متن نامه را مینویسید یا از قالبهای متنی آمادهای که قبلاً ذخیره کردهاید استفاده میکنید و نامه با سربرگ رسمی شرکت و مهر و امضای انتخابی آماده ارسال میشود؛ بدون اینکه لازم باشد آن را پرینت بگیرید.
ارجاع و پیگیری نامه
هر نامه را میتوان برای پیگیری، مشاهده یا انجام کار به بخش یا شخص مربوطه ارجاع داد و همیشه مشخص است نامه در چه مرحلهای و نزد چه کسی است. برای آشنایی با روش پیگیری، مقاله پیگیری نامه با شماره اندیکاتور را بخوانید.
سطوح دسترسی بر اساس چارت سازمانی
مشخص میکنید چه کسانی اجازه مشاهده، ساخت، ویرایش یا حذف نامهها را دارند. فردی که نامهای به او ارجاع شود، بهصورت خودکار به همان نامه دسترسی پیدا میکند؛ حتی اگر به کل دبیرخانه دسترسی نداشته باشد.
بایگانی الکترونیک و جستجوی سریع
بهجای گشتن در پوشههای کاغذی، نامهها با فیلترهای ساده جستجو میشوند؛ برای نمونه همه نامههای ارسالی به یک سازمان یا نامههای ماه جاری با چند کلیک پیدا میشوند. مزایای این روش را در مقاله بایگانی الکترونیکی اسناد اداری بخوانید.
اتصال به پرونده مشتری و کارتابل
چون دبیرخانه بخشی از سامانه یکپارچه آریاست، هر نامه در کنار پرونده مشتری، وظایف کارتابل و جلسات مرتبط دیده میشود و برای پیگیری کامل یک موضوع لازم نیست بین چند نرمافزار جابهجا شوید.
نرم افزار دبیرخانه تحت وب؛ بدون نصب و از هر جا
دبیرخانه آریا نیازی به نصب نرمافزار روی کامپیوترها ندارد و از طریق مرورگر روی کامپیوتر و موبایل کار میکند؛ بنابراین کارکنان شعبههای مختلف یا کارمندان دورکار به همان دبیرخانه و بایگانی دسترسی دارند. میتوانید از نسخه ابری استفاده کنید یا سامانه را روی سرور اختصاصی سازمان خود راهاندازی کنید؛ مقایسه این دو مدل را در مقاله CRM ابری یا نصبی ببینید.
قیمت نرم افزار دبیرخانه
ماژول دبیرخانه و دفتر اندیکاتور در نسخه ابری رایگان آریا در دسترس است و برای شروع هزینهای ندارد. اگر به کاربران بیشتر، امکانات پیشرفتهتر اتوماسیون اداری یا نصب روی سرور اختصاصی نیاز دارید، قیمت هر پلن در صفحه خرید نرم افزار CRM و اتوماسیون اداری آمده است. خرید پلنها و ماژولها با ۷ روز ضمانت بازگشت وجه همراه است.
شروع کار با دبیرخانه آریا
- درخواست دمو یا شروع با نسخه ابری رایگان
- تعریف چارت سازمانی و سطح دسترسی کاربران
- افزودن سربرگ، مهر و امضای الکترونیک
- ثبت اولین نامهها و ارجاع آنها به همکاران
سوالات متداول نرم افزار دبیرخانه
آیا نرم افزار دبیرخانه آریا رایگان است؟
بله؛ دبیرخانه و دفتر اندیکاتور در نسخه ابری رایگان آریا در دسترس است. برای امکانات و ظرفیت بیشتر میتوانید بعداً به پلنهای بالاتر ارتقا دهید.
برای استفاده از دبیرخانه باید نرمافزاری نصب کنم؟
خیر؛ سامانه تحت وب است و در مرورگر کامپیوتر و موبایل کار میکند.
نامههای ایمیل و فکس هم در دبیرخانه ثبت میشوند؟
بله؛ نامههایی که از طریق ایمیل یا فکس دریافت یا ارسال میشوند بهصورت خودکار در دبیرخانه ثبت میشوند.
تفاوت نرم افزار دبیرخانه با دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور دفتر ثبت شمارهدار نامههای وارده و صادره است، اما دبیرخانه کل فرآیند ساخت، ثبت، ارجاع و بایگانی نامهها را پوشش میدهد. در آریا هر دو در یک سامانهاند؛ جزئیات بخش ثبت نامهها را در صفحه نرم افزار دفتر اندیکاتور آریا ببینید.
برای دیدن دبیرخانه آریا روی فرآیند سازمان خودتان، دموی رایگان بگیرید. جزئیات فنی ماژول هم در صفحه ماژول دفتر اندیکاتور آمده است.
مطالب مرتبط
CRM چگونه فروش شما را چند برابر میکند؟ | تحلیل واقعی تاثیر CRM بر رشد کسبوکار
مقدمه خیلی از کسبوکارها فکر میکنند CRM فقط یک ابزار برای ثبت اطلاعات مشتری است. اما واقعیت چیز دیگری است: 👉 CRM اگر درست استفاده شود، میتواند فروش…
چگونه یک CRM مناسب انتخاب کنیم؟ | راهنمای کامل و عملی برای کسبوکارها
مقدمه انتخاب CRM یکی از تصمیمهایی است که میتواند مسیر رشد یا حتی شکست یک کسبوکار را تعیین کند. خیلی از شرکتها فقط به این دلیل که: یک…
مقایسه CRM ابری و CRM نصبی | کدام برای کسبوکار شما بهتر است؟
مقدمه انتخاب یک نرمافزار CRM یکی از مهمترین تصمیمهایی است که هر کسبوکاری در مسیر رشد خود میگیرد. اما یکی از اولین سوالهایی که در این مسیر مطرح…