نرم افزار دبیرخانه تحت وب؛ ثبت، ارجاع و پیگیری نامه‌های اداری از هر مکان

نرم افزار دبیرخانه تحت وب سامانه‌ای است که ثبت نامه‌های وارده و صادره، شماره‌گذاری، ارجاع و بایگانی مکاتبات را به‌جای یک رایانه مشخص در دبیرخانه، روی سرور انجام می‌دهد و کاربران فقط با یک مرورگر به آن وصل می‌شوند. نتیجه این است که مسئول دبیرخانه، مدیر و کارشناس هرکدام از میز خودشان، از شعبه دیگر یا حتی از تلفن همراه همان نامه و همان سابقه را می‌بینند. در این راهنما توضیح می‌دهیم دبیرخانه تحت وب دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد، چه تفاوتی با نرم‌افزارهای نصبی دارد و هنگام انتخاب آن به چه نکاتی باید توجه کرد.

نرم افزار دبیرخانه تحت وب چیست؟

دبیرخانه واحدی است که همه نامه‌های ورودی و خروجی سازمان از آن عبور می‌کند. در روش سنتی، هر نامه در دفتر اندیکاتور کاغذی ثبت و شماره می‌شد و نسخه‌ای از آن در زونکن بایگانی می‌ماند. نرم‌افزار دبیرخانه همین فرآیند را الکترونیکی می‌کند؛ و وقتی این نرم‌افزار «تحت وب» باشد، یعنی:

• روی رایانه کاربران چیزی نصب نمی‌شود و ورود به سامانه با مرورگر انجام می‌شود.
• اطلاعات در یک پایگاه داده مرکزی نگهداری می‌شود، نه روی سیستم مسئول دبیرخانه.
• دسترسی از داخل شرکت، از شعب دیگر و از راه دور ممکن است.
• به‌روزرسانی یک بار روی سرور انجام می‌شود و برای همه کاربران اعمال می‌شود.

تفاوت دبیرخانه تحت وب با نرم‌افزار دبیرخانه نصبی (ویندوزی)

نکته مهم این است که «تحت وب» به‌معنای «الزاماً روی اینترنت عمومی» نیست. یک دبیرخانه تحت وب را می‌توان روی سرور داخلی سازمان هم نصب کرد تا فقط از شبکه داخلی در دسترس باشد. درباره این دو مدل استقرار در مقاله اتوماسیون اداری تحت وب چیست بیشتر توضیح داده‌ایم.

یک نرم افزار دبیرخانه تحت وب چه امکاناتی باید داشته باشد؟

۱. ثبت نامه‌های وارده و صادره با شماره‌گذاری خودکار

هسته هر دبیرخانه، ثبت نامه و اختصاص شماره اندیکاتور است. در دبیرخانه آریا نامه‌های ارسالی و دریافتی (از طریق پست، فکس یا ایمیل) ثبت و به‌صورت خودکار شماره‌گذاری می‌شوند و مشخص می‌شود نامه از کدام سازمان یا مخاطب رسیده یا برای چه کسی ارسال شده است.

۲. دریافت خودکار نامه از فکس و ایمیل

اگر نامه از طریق فکس الکترونیک یا ایمیل دریافت یا ارسال شده باشد، سامانه آن را دریافت می‌کند و با یک کلیک به نامه‌های اندیکاتوری اضافه می‌شود؛ نیازی به پرینت و اسکن دوباره نیست.

۳. ارجاع و گردش کار نامه

نامه ثبت‌شده باید به دست فرد مسئول برسد. زیر هر نامه می‌توان برای همکاران ارجاع «جهت مشاهده، اظهارنظر، اقدام یا پیگیری» ثبت کرد. این ارجاع‌ها در کارتابل هر کاربر فهرست می‌شود و فرستنده می‌بیند ارجاع خوانده یا انجام شده است یا نه.

۴. ساخت نامه با سربرگ، مهر و امضای دیجیتال

در آریا نامه را می‌توان داخل خود سامانه نوشت یا از قالب‌های متنی ذخیره‌شده استفاده کرد. خروجی با سربرگ شرکت و مهر و امضای انتخابی به‌صورت PDF یا چاپی آماده می‌شود و می‌توان آن را با ایمیل یا فکس ارسال کرد.

۵. رونوشت، پاسخ و دنباله نامه

هر نامه می‌تواند رونوشت داشته باشد، پاسخ آن ثبت شود و کل زنجیره مکاتبات مرتبط (دنباله نامه) در یک‌جا دیده شود.

۶. جست‌وجو و بایگانی الکترونیکی

پیدا کردن یک نامه با چند حرف از موضوع، نام سازمان یا شماره ممکن است؛ می‌توان همه نامه‌های یک سازمان یا نامه‌های ماه جاری را با چند کلیک دید. درباره مزایای این روش، مقاله بایگانی الکترونیکی اسناد اداری را ببینید.

۷. کنترل دسترسی

هر نامه فقط برای افرادی که مجاز شده‌اند یا نامه به آن‌ها ارجاع شده قابل مشاهده است. سطح دسترسی بر اساس چارت سازمانی تعریف می‌شود.

امنیت در دبیرخانه تحت وب

نگرانی رایج درباره نرم‌افزارهای تحت وب، امنیت نامه‌های محرمانه است. سه لایه را باید بررسی کنید:

• ارتباط رمزنگاری‌شده (SSL): برای مشتریانی که سرور اختصاصی ندارند، آریا هاست را همراه با گواهی SSL رایگان فراهم می‌کند.
• نسخه پشتیبان: روی این هاست به‌صورت روزانه از فایل‌ها بک‌آپ گرفته می‌شود.
• سطح دسترسی داخل نرم‌افزار: اینکه چه کسی کدام نامه را می‌بیند، بر اساس جایگاه سازمانی و ارجاع‌ها تعیین می‌شود.

سازمان‌هایی که نمی‌خواهند اطلاعاتشان بیرون از شبکه خودشان باشد، می‌توانند نسخه یک‌بار پرداخت را روی سرور داخلی نصب کنند. جزئیات بیشتر در مقاله امنیت و محرمانگی مکاتبات اداری آمده است.

نرم افزار دبیرخانه تحت وب آریا چه چیزی هست و چه چیزی نیست؟

دبیرخانه آریا یک محصول جدا نیست؛ بخشی از نرم افزار اتوماسیون اداری و CRM آریا است. یعنی نامه‌ها به پرونده الکترونیکی همان سازمان یا مشتری وصل می‌شوند و در کنار پیش‌فاکتورها، پیگیری‌ها و تیکت‌های او دیده می‌شوند. ماژول دفتر اندیکاتور در بسته پایه رایگان است.

در مقابل، آریا به سامانه‌های دولتی تبادل نامه بین دستگاه‌ها (مانند ECE) اتصال آماده ندارد و اگر سازمان شما به چنین اتصالی نیاز دارد، باید پیش از خرید با کارشناسان آریا درباره امکان توسعه اختصاصی مشورت کنید.

هزینه و نحوه راه‌اندازی

آریا سه پلن دارد: نسخه Cloud رایگان است و فقط هزینه میزبانی دارد (بدون پشتیبانی و سفارشی‌سازی)؛ پلن‌های Ultimate و Premium یک‌بار پرداخت هستند، ۶ ماه پشتیبانی دارند و روی سرور خود شما هم قابل نصب‌اند. دبیرخانه در هر سه پلن در دسترس است. مبلغ به‌روز هر پلن در صفحه پلن‌ها و قیمت آمده و جزئیات آن را در مقاله قیمت نرم افزار دبیرخانه توضیح داده‌ایم.

برای شروع کافی است دموی رایگان را ببینید، یک نامه وارده آزمایشی ثبت کنید و مسیر ارجاع آن را تا کارتابل همکار دنبال کنید.

سوالات متداول

آیا برای دبیرخانه تحت وب باید نرم‌افزاری روی کامپیوتر نصب کنیم؟

خیر. کاربران فقط به مرورگر نیاز دارند. نرم‌افزار یا روی فضای ابری میزبانی می‌شود یا یک بار روی سرور سازمان نصب می‌شود.

آیا با موبایل هم می‌توان نامه را دید و ارجاع داد؟

بله. سامانه آریا تحت وب است و در مرورگر موبایل و تبلت هم کار می‌کند.

نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان هم وجود دارد؟

بله. نسخه Cloud آریا رایگان است و فقط هزینه میزبانی دارد. توضیح کامل در مقاله نرم افزار دبیرخانه رایگان آمده است.

اگر اینترنت قطع شود چه می‌شود؟

اگر سامانه روی سرور داخلی شرکت نصب شده باشد، کاربران داخل شبکه بدون اینترنت هم به آن دسترسی دارند. در نسخه ابری، دسترسی به اتصال اینترنت وابسته است.

تفاوت دبیرخانه با دفتر اندیکاتور چیست؟

دفتر اندیکاتور محل ثبت و شماره‌گذاری نامه‌هاست و دبیرخانه واحد یا فرآیندی است که کل گردش نامه را مدیریت می‌کند. توضیح بیشتر: تفاوت دفتر اندیکاتور و دبیرخانه.